Responsable Administration des Ventes

A propos de l'entreprise :

Time2scale recherche, pour un de ses clients, une PME industrielle, un(e) Responsable ADV.

À propos du rôle :

Le responsable de l’Administration des Ventes intervient dans tous les aspects organisationnels et administratifs des opérations de vente. Il tient à la fois un rôle d’acteur et de superviseur. De la prévision commerciale aux livraisons en passant par la gestion des commandes, c’est à lui d’assurer le management et le bon fonctionnement de l’administration des ventes au sein du service commercial.

À propos du rôle

Commercial

• De gérer les différents moyens de communication (standard téléphonique, mails, Web…).
• En l’absence des chefs de projets, chargés d’affaires et technico-commerciaux de collecter toutes les informations nécessaires auprès des clients et des services internes de l’entreprise pour la bonne gestion des dossiers en cours ou futurs.
• D’établir et de gérer les dossiers commerciaux concernant les affaires en collaboration avec les chefs de projet concerné.
• D’assurer, en collaboration étroite avec le chef de projet, le suivi de la fiche projet pour les affaires spéciales.
• De coordonner les aspects administratifs, logistiques et communication des actions marketing (salons, brochures…) en lien avec le technico-commercial sédentaire.
• De saisir et de suivre les réclamations clients en lien avec le SAV, le Directeur des Ventes et la qualité.

Administratif

• D’enregistrer les dossiers d’affaires Ingénierie, groupes démarrage hors-standard et SAV et suivre ceux-ci (commande, accusé de réception, vérification factures, création factures export, relances clients etc...).
• En l’absence des chefs de projets, chargés d’affaires et technico-commerciaux de gérer les dossiers d’affaires groupes démarrage hors-standard et pièces de rechange et suivre ceux-ci (commande, accusé de réception, vérification factures, création factures export, relances clients etc...).
• De suivre les plannings de gestion (documents, livraisons …) des clients, notamment liés à la facturation, en lien avec les projets.
• De renseigner et de veiller à la bonne exécution des documents administratifs (devis, pro-forma, bon de commande, crédit documentaire, dossiers SFAC…).
• De rédiger des courriers administratifs et commerciaux.
• De gérer la logistique des affaires et commandes (emballage + transport).
• De piloter le planning SAV.
• De faire et de suivre les relances chaque semaine.
• De suivre les assistantes administratives, le cas échéant.
• Former, le cas échéant, les assistantes administratives à tous les aspects organisationnels et administratifs des opérations de vente.

Qualifications

• Formation supérieure reconnue niveau BAC + 2 minimum (communication, marketing, gestion administrative…).
• Expérience de 3 ans dans une fonction similaire.

Compétences requises

Forte culture PME.

Outils

• Logiciel informatique (Qualipro, PDM…)
• Maitrise d’un ERP (NAVISION, SAP, etc.)
• Pack Office Langues o Anglais à minima (lu, parlé et écrit)

Savoir-faire

• Gestion des priorités, organisation, planification et anticipation,
• Application et respect des procédures,
• Communication et gestion des interfaces,
• Capacité à synthétiser et reporter les informations.

Savoir-être

• Autonomie
• Communication
• Diplomatie
• Disponibilité
• Esprit d’équipe
• Force de proposition
• Pédagogie
• Polyvalence
• Réactivité
• Rigueur et précision