Responsable administratif H/F

RESPONSABILITÉS :

Superviser et appliquer les processus administratifs en lien avec le Centre de Ressources, et communiquer toutes les informations nécessaires aux services concernés (administratif, RH, comptable).

Assurer la frappe de courriers, emails et supports de présentation.

Gérer le courrier (mise sous pli et dispatching).

Préparer les dossiers destinés aux collectivités et/ou à la Direction Groupe.

Organiser la logistique des réunions et événements (formations, etc.).

Préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus.

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.

Garantir la conformité administrative avec les normes et règlements en vigueur

Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur priorité ou caractère urgent.

Gérer les abonnements et les inscriptions aux activités.

Accueillir et orienter les demandes des clients, visiteurs et partenaires

Assurer la facturation et le recouvrement client.

Coordonner les commandes de fournitures de bureau et garantir la gestion des stocks.

Veiller à la bonne gestion, au classement et à l'archivage des documents (physiques et numériques).

Intervenir en renfort sur les missions d'accueil du site.

Contribuer à la sécurité des clients et au respect du règlement et des procédures.

Participer aux événements du site et assurer des missions de permanence

Vous collaborez avec l'ensemble des équipes du groupe, ainsi qu'avec les clients, visiteurs, partenaires, collectivités et fournisseurs.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance relationnelle et votre esprit d'équipe, vous êtes rigoureux(se) et organisé(e), vous savez gérer les priorités.

Vous maîtrisez l'archivage numérique et les logiciels bureautiques (Office 365), outils indispensables pour assurer le suivi administratif. Votre orthographe et votre connaissance des règlements de service ainsi que des procédures du site et du groupe garantissent la qualité de votre travail. Vos compétences en secrétariat et vos bases en comptabilité et finance complètent idéalement votre profil

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac/Bac Pro en bureautique ou secrétariat.

Vous justifiez d'une expérience significative de 5 ans sur un poste similaire, vous permettant d'aborder sereinement les défis de cette fonction.

Ce poste est ouvert à toutes et tous, y compris aux personnes en situation de handicap.