Responsable Administratif F.H (H/F)
RESPONSABILITÉS :
MISSIONS
1. Pilotage administratif et pédagogique
- Encadrement, animation et coordination de l'équipe administrative de l'Ecole d'Economie
- Gestion des ressources humaines (suivi des carrières, des services, des congés et conduite des entretiens professionnels)
- Participation aux recrutements des personnels administratifs
- Suivi des contrats (conventions, partenariats)
- Supervision de la gestion budgétaire
- Supervision de l'organisation pédagogique (plannings, inscriptions, parcours étudiants, examens, jurys)
- Supervision des évènements et actions de communication
- Supervision et gestion de l'accueil des publics extérieurs (visiteurs, intervenants, nouveaux personnels).
2. Gestion des locaux et des moyens matériels
- Allocation et optimisation des espaces (salles de cours, bureaux, laboratoire).
- Gestion des équipements et des infrastructures (maintenance, sécurité, accessibilité) en lien avec les services centraux (DNUM, service du patrimoine, service logistique).
3. Support aux instances de gouvernance et projets transverses
- Interface avec la direction (remontée d'informations, application des décisions)
- Mise en œuvre des projets stratégiques (réformes pédagogiques, digitalisation, formation continue) en lien avec les services centraux (DFIP, DAJ, recherche, relations internationales, formation continue, etc.).
- Préparation et suivi des conseils de composante (conseil d'école, conseil de perfectionnement).
- Rédaction des comptes-rendus et documents officiels
4. Développement international et partenariats
- Identification, négociation et suivi des partenariats en lien avec l'enseignant chercheur Responsable des Relations Internationales
- Gestion des programmes d'échange (Erasmus+, accords bilatéraux, doubles diplômes, summer schools).
- Accueil et intégration des étudiants et enseignants internationaux (logement, orientation, vie étudiante).
- Conseil et accompagnement des étudiants sortants (choix de destination, préparation administrative, reconnaissance des crédits).
- Gestion des dossiers de mobilité (conventions, contrats, bourses, assurances, visas, etc.).
- Veille stratégique sur les appels à projets et financements internationaux (UE, ONG, fondations).
5. Suivi qualité et reporting
- Collecte et analyse de données sur la mobilité, les partenariats et les indicateurs de performance.
- Rédaction de rapports pour la direction, l'université ou les financeurs.
- Amélioration continue des processus et des services proposés.
PROFIL RECHERCHÉ :
- Aptitudes confirmées pour l'encadrement, le goût du travail en équipe (organisation des réunions de
service, de groupe de travail, capacité à déléguer et à évaluer, etc.) ;
- Aptitudes à prendre des initiatives, à élaborer des choix et à planifier des actions (conduite de projet), à concevoir des tableaux de bord;
- Capacité à gérer simultanément l'urgence et le stratégique ;
- Capacité de montage et de suivi de projets internationaux ;
- Aisance relationnelle avec des publics très variés ;
- Appétence pour les outils et applications ;
- Capacité à expliquer et faire appliquer les textes réglementaires, à réaliser des synthèses, des notes de service ;
- Anglais professionnel.
Les connaissances sectorielles et règlementaires seront un plus :
- Connaissance du fonctionnement des universités, des composantes, des instances (CA, CEVU, CFVU).
- Réglementation de l'enseignement supérieur : Maîtrise des textes relatifs à la pédagogie, aux diplômes, à la recherche, à la mobilité internationale.
- Financements publics et privés : Connaissance des sources de financement (État, région, UE, fondations).
- Outils numériques : Maîtrise des outils de gestion administrative (SIFAC, Apogée, etc.), des plateformes de mobilité internationale, des outils de communication digitale.
