Responsable administratif et financier – Ludo-médiathèque

Responsable administratif et financier – Ludo-médiathèque

La ville de Châtillon, 38000 habitants, située dans les Hauts-de-Seine à 3 km de Paris est membre de l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris.

Rattaché à la Directrice de la Ludo – Médiathèque et en votre qualité de Responsable administratif et financier, vous assurez le pilotage administratif, financier et organisationnel de la ludo-médiathèque en organisant, supervisant et contrôlant le pôle administratif et accueil, tout en garantissant la bonne gestion administrative et financière de l’établissement.

• Encadrement des agents
• Organisation de réunions de service et groupes de travail
• Réalisation de fiche(s) de poste(s) et évaluations annuelles
• Recrutement et formation de nouveaux agents
• Réalisation des Comptes-Rendus d’Evaluation Professionnelle (CREP)
• Détermination du fonctionnement dans un souci d’efficience et conformité juridique
• Définition des missions et cadres de travail, délégations des tâches
• Réalisation de plannings, gestion des urgences, fixation des délais de mise en œuvre
• Mise en place des procédures, d’outils de planification et de procédures de contrôle
• Validation des congés, RTT et heures supplémentaires
• Contrôledes agents, de la bonne gestion des dossiers, de la qualité de l’accueil du public, du respect des procédures
• Conseil et expertise
• Pilotage des activités
• Elaboration et suivi du budget dans une démarche d’optimisation des dépenses
• Préparation des documents budgétaires
• Gestion et envoi des bons de commande sur CIRIL (fournitures administratives et mobilier)
• Elaboration et suivi des dossiers de subventions, de financements et des marchés publics
• Gestion des dossiers afférents aux ressources humaines
• Gestion des plannings, des congés, des RTT, des absences, des heures supplémentaires
• Gestion des conventions des stagiaires et des ordres de mission
• Mise à jour des tableaux, élaboration des rapports d’activité, des conventions, du règlement
• Gestion du courrier et archivage des dossiers en qualité de référent RGPD au sein du service
• Suivi des travaux

6/ Gestion de l’accueil (en renfort en cas de sous-effectif)

• Gestion de l’accueil téléphonique
• Gestion de l’accueil physique
• Progiciels SIGB, ELECTRE et SYRACUSE
• Des techniques d’accueil téléphonique et physique
• Du fonctionnement des collectivités, de leur environnement juridique et financier
• Des partenaires institutionnels, publics et privés de la collectivité

Suivi des facteurs d’évolution du métier :

• Evolutions économiques, sociales, sociétales et environnementales
• Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire