Responsable administratif et financier - Ludo-médiathèque (H/F)

Entreprise

La ville de Châtillon, 38 000 habitants, située dans les Hauts-de-Seine à 3 km de Paris est membre de l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris.

Territoire attractif et dynamique, en proximité immédiate du cœur économique de Paris, la ville de Châtillon est en plein essor grâce à son développement et à l’aménagement de son territoire. Desservie par le tramway (T6) ou le métro (ligne 13), la ville a développé de nombreux services pour sa population.

Rattaché à la Directrice de la Ludo – Médiathèque et en votre qualité de Responsable administratif et financier, vous assurez le pilotage administratif, financier et organisationnel de la ludo-médiathèque en organisant, supervisant et contrôlant le pôle administratif et accueil, tout en garantissant la bonne gestion administrative et financière de l’établissement.

Poste

1/ Management

* Encadrement des agents

* Organisation de réunions de service et groupes de travail

* Réalisation de fiche(s) de poste(s) et évaluations annuelles

* Recrutement et formation de nouveaux agents

* Réalisation des Comptes-Rendus d’Evaluation Professionnelle (CREP)\n\n 

2/ Organisation

* Détermination du fonctionnement dans un souci d’efficience et conformité juridique

* Définition des missions et cadres de travail, délégations des tâches

* Réalisation de plannings, gestion des urgences, fixation des délais de mise en œuvre

* Mise en place des procédures, d’outils de planification et de procédures de contrôle

* Validation des congés, RTT et heures supplémentaires\n\n 

3/ Supervision

* Contrôle des agents, de la bonne gestion des dossiers, de la qualité de l’accueil du public, du respect des procédures

* Conseil et expertise

* Pilotage des activités\n\n 

4/ Gestion financière

* Elaboration et suivi du budget dans une démarche d’optimisation des dépenses

* Préparation des documents budgétaires

* Gestion et envoi des bons de commande sur CIRIL (fournitures administratives et mobilier)

* Elaboration et suivi des dossiers de subventions, de financements et des marchés publics\n\n 

5/ Gestion administrative

* Gestion des dossiers afférents aux ressources humaines

* Gestion des plannings, des congés, des RTT, des absences, des heures supplémentaires

* Gestion des conventions des stagiaires et des ordres de mission

* Mise à jour des tableaux, élaboration des rapports d’activité, des conventions, du règlement

* Gestion du courrier et archivage des dossiers en qualité de référent RGPD au sein du service

* Suivi des travaux\n\n 

6/ Gestion de l’accueil (en renfort en cas de sous-effectif)

* Gestion de l’accueil téléphonique

* Gestion de l’accueil physique

* Des logiciels Word, Excel, Outlook, Teams

* Progiciels SIGB, ELECTRE et SYRACUSE

* Des techniques d’accueil téléphonique et physique\n\n 

* Du fonctionnement des collectivités, de leur environnement juridique et financier

* Des partenaires institutionnels, publics et privés de la collectivité\n\n 

Suivi des facteurs d'évolution du métier :

* Evolutions économiques, sociales, sociétales et environnementales

* Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire

* Évolutions techniques et technologiques