Responsable administratif et financier (F/H) - CDI

Responsable administratif et financier – Laboratoire de Mathématiques et Informatique pour la Complexité et les Systèmes (MICS, EA4037)

Le laboratoire MICS, membre de CentraleSupélec, recherche un(e) Responsable administratif et financier pour la gestion des ressources financières et humaines du laboratoire.

Principales responsabilités

• Gestion des contrats de recherche
  • Organiser le montage administratif et financier (coût complet) d’un projet national ou européen de recherche en lien avec l’équipe support de la DR.
  • Aider à faire le montage du budget (processus ANR ou commission européenne).
  • Construire les budgets prévisionnels des équipes et réaliser les bilans budgétaires à l’aide des tableaux de bord.
  • Conseiller l'équipe de direction dans le domaine de la stratégie budgétaire et financière du laboratoire.
  • Mettre en place des processus et outils de gestion administrative pour améliorer le fonctionnement de la structure.
  • Anticiper et effectuer les réaffectations de ressources.
  • Assurer un suivi et un contrôle des recettes et dépenses des contrats de recherche (ANR, Labex, contrats européens, chaires, allocations de recherche Région Île-de-France, etc.).
  • Contrôler la disponibilité des crédits.
  • Élaborer deux fois par an les budgets prévisionnels de chaque contrat.
  • Exécuter, réaliser les « relevés de dépenses » aux dates contractuelles et adresser ces estimations à la DFC.
  • Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques).
  • Participer à la réalisation des comptes rendus intermédiaires des travaux par les porteurs de projets, notamment sur l’aspect RH et taux d’avancement des dépenses lors des réunions avec partenaires de projet et financeurs.
  • Enregistrer les contrats signés sur l’espace DR.
  • Savoir communiquer avec les financeurs.
  • Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables.
  • Se servir des compétences des services financier et juridique de l’École.
• Gestion du budget du laboratoire et de l’équipe associée
  • Contrôler les dépenses budgétaires des dotations du laboratoire et de l’équipe associée, « fonctionnement » et « investissement » et la disponibilité des crédits.
  • Contrôler le service fait (mettre le « reçu conforme » - et accord pour paiement des factures).
  • Se servir des compétences des services financier et juridique de l’École.
• Gestion administrative (en collaboration avec l’assistante/gestionnaire)
  • Organiser et vérifier les dossiers de recrutement des doctorants, post-doctorants, ingénieurs et stagiaires.
  • Suivre les demandes d’admission à l’École Doctorale.
  • Instruire les dossiers de prise en charge pour Campus France.
  • Anticiper, mettre en place et suivre les reconductions éventuelles des CDD.
  • Alimenter le tableau de bord des effectifs « entrants » et « sortants ».
  • Gérer les stagiaires (suivi des conventions de stage, gratification ou rémunération).
  • Préparer les dossiers des professeurs « invités ».
  • Gérer les congés sur le tableau de bord.

Particularités ou contraintes du poste

Le poste sur lequel vous candidatez se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l’autorité compétente du MESR.