Office manager (H/F)
Description du poste :
Au sein du département Propriété Intellectuelle (PI), vos missions seront les suivantes:***
Une assistance financière : saisie des bons de commande après demande de devis et facturation (prestataires, abonnements) ; suivi semestriel du rapprochement commandes-factures ; commandes des fournitures (suivi du budget) ; commandes pour événements internes et externes ; gestion des stocks de papier dont celui à en-tête et enveloppes, etc.***
Organisation des voyages et assistance aux personnes du département de Paris lors de leurs déplacements, puis saisie des notes de frais ; gestion logistique lors des symposiums à l'étranger (devis, réservation salle, etc Aide à l'organisation des différents événements : organisation des voyages et agendas lors des visites de collaborateurs basés à l'étranger.***
Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants en ce compris une dizaine de stagiaires 2 fois par an (demandes de badge, matériel informatique et bureau, planning d'intégration, etc Anticipation des besoins du département : gestion du courrier avec tableau de suivi (également par coursier, DHL, Fedex, AR, etc tenue des plannings hebdomadaires de présence ; mise à jour de l'annuaire du département, etc.***
Gestion des locaux et lien avec les équipes IT et des services généraux sur l'ensemble des problématiques rencontrées au quotidien.***
Archivages des dossiers (Paris) sur place et chez Locarchives et, sur demande, rapatriement desdits dossiers - tenue à jour d'un fichier de suivi.***
Classement des contrats du département (Paris) - tenue à jour d'un fichier de suivi.***
Tenue à jour d'un fichier de suivi des preuves d'usage placées au coffre.***
Assistance administrative aux membres de l'équipe de Paris dont mailings et mise à jour des contacts, légalisation, destructions de contrefaçons, photocopies, etc.***
Soutien à la Direction du département en l'absence de l'assistante personnelle du Directeur.
Poste: mission d'intérim de 3 mois, renouvelable.
Rémunération annuelle comprise entre 38 et 45 k€ en fonction de l'expérience à proratiser sur un mi-temps + prime de CP mensualisée + prime de fin de contrat
Vous justifiez de 5 à 10 ans d'expérience réussie , idéalement au sein d'un département Propriété Intellectuelle / Juridique ou en cabinet d'avocats .
Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office et Outlook . La connaissance de Concur (gestion des voyages et notes de frais) serait un plus.
Vous disposez d'un anglais opérationnel.
Dynamique, rigoureux(se) et discret(ète), vous avez un sens aigu de la confidentialité et une excellente capacité à interagir avec des interlocuteurs variés dans un environnement international exigeant.
