Office Manager - en alternance (2026-27)

L’institut IDEAS a pour mission l’éducation aux bonnes pratiques associatives et philanthropiques. Nous accompagnons les associations, fondations et ONG pour optimiser leur fonctionnement et leurs pratiques. Nous travaillons pour ceux qui agissent en faveur de l’intérêt général (solidarité, humanitaire, environnement, éducation, etc...).

Nous mettons à leur disposition des outils et dispositifs pour améliorer l’efficacité de leur organisation. Ils s’appuient sur un référentiel de 90 bonnes pratiques en gouvernance, gestion, pilotage et évaluation. Différentes solutions sont proposées : un autodiagnostic en ligne, le Guide IDEAS, la web série Témoins engagés ainsi qu’un accompagnement global jusqu’au Label IDEAS. 101 associations, fondations et fonds de dotation ont obtenu le Label IDEAS ( liste sur notre s ite ).

D’autre part, IDEAS développe une activité de support auprès des mécènes ou de leurs conseillers afin d’éclairer leur démarche philanthropique.

Site web :

Cela vous motive de p_articiper a une cause solidaire ? Rejoignez notre equipe a taille humaine, composee actuellement de 6 permanents. Vous rencontrerez et travaillerez en collaboration avec les membres du bureau (Presidente, Tresorier...), pres de 200 benevoles, les experts des comites de l’institut...une experience humaine et professionnelle riche et diversifiee !_

Rattachement : Déléguée Générale

Auprès de la Déléguée Générale, l’Office Manager a la charge de la gestion administrative, financière et des ressources humaines de l’association.

Description de la mission

Les responsabilites du poste sont variees et couvrent les champs suivants :

1. Administratif

Administration de la vie associative

• Appui a l’organisation et a la gestion des reunions du Conseil d’Administration, de l’Assemblee Generale et des Comites de l’Institut
• Suivi et mise en conformite des obligations juridiques de l’association
• Suivi et mise a jour des calendriers de l’association
• Redaction et traitement des courriers et mails, gestion de l’agenda, prise de rendez-
• vous

Gestion des documents et données internes pour le pilotage

• Appui a l’adaptation et mise a jour de la base de donnees (outil Salesforce)
• Organisation et archivage de documents papiers et électroniques
• Élaboration des tableaux de bord

2 . Finance

Encadrement de la comptabilité de l’association

• Classement regulier des pieces comptables : factures, releves bancaires, remises et talons de cheques, extractions de recus fiscaux, etc.
• Rapprochements bancaires mensuels (en lien avec le Tresorier)
• Suivi des depenses et revenus de l’association
• Appui à l’élaboration des États Financiers
• Appui a l’elaboration et au suivi du budget annuel

Suivi des dossiers de financements dédiés

Suivi administratif et financier des projets financés par des tiers

3 . Ressources Humaines

Gestion administrative du personnel :

• Declaration des nouvelles entrees/suivi des contrats et avenants
• Organisation des briefings d’arrivee des nouveaux salaries
• Suivi de la paie et des tickets restaurant
• Gestion des absences et leur administration