Gestionnaire service des finances, achats, immobilier et logistique

Responsabilités

• Réaliser les inventaires physiques périodiques et assurer le suivi (services, résidences, objets d’art).
• Gérer les procédures liées aux entrées et sorties d’inventaire.
• Mettre à jour les bases de données, notamment le logiciel Téléinv.
• Organiser le classement et la conservation des documents.
• Assurer le respect des durées légales de conservation.
• Préparer les versements aux archives (notamment aux Archives départementales) en lien avec les services.
• Mettre en œuvre les procédures d’archivage.
• Appuyer et conseiller les services bénéficiaires sur la méthodologie et la réglementation de l’archivage; en tant que gestionnaire des archives, vous êtes le référent privilégié.
• Assurer la suppléance du titulaire du bureau du courrier : réception et tri du courrier postal de la préfecture et des DDI, transmission du courrier à la DDT, effectuer des navettes deux fois par semaine auprès de deux administrations locales, affranchissement du courrier, gérer la boîte mail fonctionnelle, suivre le stock des consommables courriers (recommandés, suivis, Colissimo).
• Assurer la suppléance du titulaire de l’accueil à la DDT (uniquement matin).
• Appui au responsable de la section sur les tâches administratives (mise en forme de documents, rédaction de procédures ou mails, prises de contacts téléphoniques, prises de rendez‑vous).
• Référent reprographie : appui aux services de la préfecture sur la reprographie (cartes de visite, …), accompagnement à l’utilisation des outils de reprographie (thermo‑colleuse, massico, …) et intervention technique de premier niveau sur les copieurs si besoin.
• Appui à l’équipe logistique en cas de besoin, notamment pour la mise en place de salles de réunion, petits déplacements, achats chez divers fournisseurs locaux, …

La polyvalence est nécessaire au sein du service ; selon les nécessités de service, d’autres missions pourraient vous être confiées.

Profil recherché

Le poste requiert une bonne connaissance de l’environnement professionnel et des réglementations en matière d’hygiène et de sécurité. Il faut maîtriser les outils informatiques et bureautiques, faire preuve d’organisation, apprécier le travail en équipe, avoir un bon relationnel, savoir accueillir les interlocuteurs avec professionnalisme, communiquer efficacement à l’oral et s’adapter aux diverses situations et besoins du service.

Votre environnement professionnel

Le service des finances, achats, immobilier et logistique assure l’appui matériel à l’ensemble des agents de la Préfecture, des DDI et du SGC, l’accueil du public et des entreprises sur les deux sites (Préfecture/DDETSPP et DDT), la gestion du courrier, le parc automobile, les fournitures, le mobilier, l’inventaire, les archives, l’entretien et la maintenance des bâtiments et des espaces extérieurs.

Le service met en œuvre des procédures mutualisées entre les trois services (Préfecture et DDI) en lien avec la direction et les référents de proximité.