Gestionnaire scolarité au niveau doctoral (H/F)

RESPONSABILITÉS :

L'Université Lumière Lyon 2 recrute un ou une Gestionnaires de scolarité au niveau doctoral au sein de la Direction de la Recherche et des Etudes Doctorales (DRED).
Mission
Le/la gestionnaire de scolarité assure l'ensemble des actes administratifs d'inscription et de soutenance d'un portefeuille de doctorant.es et HDR, gérés au sein du Pôle doctoral.

1 – Gestion de l'inscription pédagogique et administrative et des doctorants de l'ED SCSO inscrits en histoire/ Géographie Aménagement Urbanisme :

• Accueillir et informer le public concerné
• Gérer et suivre la procédure d'inscription pédagogique sur le logiciel ADUM jusqu'à la validation de l'autorisation d'inscription, et relancer le cas échéant les étudiants non-inscrits
• Vérifier des dossiers d'inscription administrative
• Organiser les soutenances de thèse : contrôler la conformité du jury, élaborer les documents administratifs, organiser les soutenances d'un point de vue logistique, diffuser l'avis de soutenance, suivre le dossier de soutenance
• Émettre les diplômes de doctorat
• Mettre en place les conventions de co-direction
• Préparer et suivre les dossiers de changement de direction ou de mise en place de co-direction de thèse, avant et après le passage en Commission Recherche

2 – Gestion de l'inscription administrative des doctorants Lyon 2 des ED NSCO, SEG, Droit et INFOMATHS

• Accueillir et informer le public concerné
• Vérifier des dossiers d'inscription administrative
• Organiser les soutenances de thèse
• Émettre les diplômes de doctorat
• Mettre en place les conventions de co-direction
• Préparer et suivre les dossiers de changement de direction ou de mise en place de co-direction de thèse, avant et après le passage en Commission Recherche


3 – Gestion administrative du pôle scolarité
• Organiser les soutenances d'HDR : contrôler la conformité du dossier avant passage en CRR, contrôler la conformité du jury, réserver la salle de soutenance, élaborer les documents administratifs, inscrire les candidats, diffuser l'avis de soutenance et émettre le diplôme

4 – Participation à la gestion de l'ED Sciences Sociales
• Mise à jour du site web.

4- Participation aux activités et projets du service (organisation de la cérémonie de remise des diplômes de doctorat, prix de thèse, etc)

PROFIL RECHERCHÉ :

Poste de catégorie C ouvert aux titulaires et contractuels

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de l'Université Lyon 2
• Connaissance des règles de scolarité, et plus précisément de la réglementation applicable aux modalités d'inscription et de
validation des diplômes de doctorat
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoirs sur l'environnement professionnel
• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la Recherche
• Connaissance de l'organisation générale de l'Université, de son fonctionnement et de ses circuits de décision
• Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage

Savoir-faire
• Maitrise des logiciels de bureautique, d'internet (bureau virtuel, messagerie électronique, navigateur web)
• Maitrise des logiciels nationaux et locaux : APOGEE, STEP, SIGED, ; Filemaker
• Savoir informer et rendre compte
• Organiser son temps de travail et gérer les priorités
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité d'analyse et de contrôle
• Faire preuve de rigueur
• Faire preuve de polyvalence
• Savoir prendre des initiatives

Comportements attendus
• Autonomie
• Capacité d'adaptation
• Capacités relationnelles indispensables
• Faire preuve de rigueur

Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 22 octobre 2025
Poste à pourvoir dès que possible

Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)
Poste de catégorie C :
• ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation
• ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable