Gestionnaire instructeur au secrétariat du conseil médical (H/F)

Offre n° 207JLTJGestionnaire instructeur au secrétariat du conseil médical (H/F)

Publié le 23 avril 2026Employeur handi-engagé

Au sein de la DDETSPP, le conseil médical est une instance médicale consultative chargée d'émettre des avis sur la situation administrative et médicale des agents publics (fonction publique d'état et fonction publique hospitalière) en lien avec leur état de santé. Il intervient notamment pour se prononcer sur l'aptitude physique à l'exercice des fonctions, les congés pour raison de santé (maladie ordinaire, longue maladie, longue durée), les demandes de reclassement, ainsi que sur l'imputabilité au service de certaines pathologies ou accidents.

Responsabilités

• Gestion administrative des dossiers : réception et vérification des pièces du dossier, analyse et instruction de la demande au regard des conditions statutaires et des éléments du dossier, éventuelles recherches juridiques.
• Organisation des expertises médicales : envoi des convocations aux agents, envoi des lettres de mission aux médecins experts, suivi et réception des rapports d’expertise.
• Saisie des demandes dans le logiciel VADIM.
• Classement et archivage.
• Suivi semestriel des dossiers traités.
• Coordination de l'activité du conseil médical : préparation et animation des séances du conseil médical, élaboration des procès-verbaux et transmission des avis aux employeurs, élaboration du calendrier semestriel du CM en lien avec les membres du conseil médical.
• Gestion des états liquidatifs / états de frais : suivi et réception des états liquidatifs des expertises mandatées par le conseil médical, préparation et envoi des états liquidatifs aux employeurs pour mise en paiement des frais d’expertises, préparation et envoi des états de frais à la DREETS pour mise en paiement des vacations des médecins membres.
• Communication auprès des interlocuteurs : accueil physique et téléphonique, transmission de renseignements aux partenaires (agents, employeurs, membres du conseil médical) et réponses aux diverses sollicitations par courriers/courriels.

Compétences recherchées

• Savoir constituer, tenir à jour et assurer le suivi de dossiers et des échéances.
• Savoir analyser un document, une information, une réglementation.
• Savoir rechercher les informations pertinentes pour l'analyse d'un dossier.
• Savoir présenter et mettre en forme des documents de qualité.
• Savoir rédiger un document de synthèse comportant les informations nécessaires pour la bonne compréhension du dossier.
• Savoir mettre en forme / exploiter / interpréter des éléments chiffrés et vérifier son travail.
• Savoir s'adapter et évoluer.
• Avoir le sens des responsabilités et du service public.
• Faire preuve de discrétion professionnelle.
• Adopter une posture professionnelle dans toutes les situations de communication.
• Connaître l'organisation, les missions, le fonctionnement et les conditions d'intervention des services.
• Connaître l'organisation générale du ministère.
• Connaître les problématiques et les politiques emploi, formation et insertion professionnelle.
• Connaître les problématiques et les politiques du travail.
• Connaître le fonctionnement de l'administration de l'État et des collectivités territoriales.
• Accueillir, orienter, renseigner un public.
• Assurer la gestion administrative d'une activité.
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents, relance pour recouvrement.
• Assurer le suivi de dossiers administratifs.
• Classer des documents.
• Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers.
• Communiquer avec les collègues ou le hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison).
• Connaissances en droit du travail.
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation.
• Elaborer des tableaux de bord.
• Fournir des informations claires et précises par téléphone.
• Gestion administrative.
• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi).
• Gérer la communication interne et externe.
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants.
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures...).
• Maintenir une relation clientèle de qualité.
• Maintenir à jour les dossiers administratifs.
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Mettre à jour un dossier, une base de données.
• Organiser des réunions internes.
• Relayer de l'information.
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité.
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients.
• Utiliser les outils de gestion et de la relation client.
• Utiliser les outils numériques.
• Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail.
• Promouvoir une culture d'amélioration continue.

Savoir‑être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Faire preuve d'autonomie.
• Faire preuve de réactivité.

Profil souhaité

• Débutant accepté.
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat médicosocial - BTS SP3S (formation indispensable).

Type de contrat

• CDD - 6 mois.
• Durée du travail : 35 h/semaine.
• Travail en journée.

Conditions de travail

• En contact avec du public.
• Station assise prolongée.

Salaire

• Salaire brut : Horaire de 12.02 Euros.

Déplacements

• Jamais.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale.

Employeur

La direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations (DDETSPP) des Vosges met en œuvre les politiques publiques en matière de solidarité et insertion et de protection des populations.