Gestionnaire des thèses et doctorants/es - Poste susceptible d'être vacant - H/F

Le Poste

Au sein de la Direction des services d’appui au Doctorat et à la Recherche (DDR), le poste est rattaché au service Doctorat et HDR (DHDR). Le service est composé d’un responsable et de 5 gestionnaires, présent sur les sites Descartes et Monod de l’ENS de Lyon.

Activités

• Accompagner les doctorantes et doctorants tout au long de leur parcours doctoral : candidature, inscription, réinscription, comité de suivi individuel, césure, transfert, abandon, etc.
• Instruire les dossiers d’inscription/réinscription en thèse et de soutenances de thèse en vérifiant leur régularité juridique et administrative, selon les modes opératoires du service.
• Veiller sur les workflows de validation dématérialisés des projets d’inscription et de soutenances.
• Valider les projets de cotutelles et codirections / Archiver les conventions et avenants.
• Alimenter les bases de données du domaine d’intervention / Fiabiliser les données.
• Fournir des indicateurs de gestion.
• Rendre compte méthodiquement, au N+1 et membres de l’équipe, de l’avancement des dossiers et des difficultés rencontrées.
• Traiter les mails des boîtes nominative et de fonction.
• Participer à la mise à jour des informations sur les sites internet et intranet de l’établissement.
• Participer à la continuité de service (accueil physique notamment).
• Participer aux évènements organisés par le service (invitations, inscriptions, confirmations, soutien logistique, émargement, accompagnement des participants, accueil des intervenants…).
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers.

Profil Recherché

Connaissances sur l’environnement professionnel

• Fonctionnement des administrations publiques
• Organisation de l'enseignement supérieur (LMD)
• Techniques d'élaboration de documents

Savoir-faire opérationnels

• Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe.
• Rédiger des rapports ou des documents.
• Concevoir des tableaux de bord.
• Maîtriser les outils informatiques (excel, word, powerpoint, formulaires…) et s’adapter aux applicatifs métier (CORIANDRE, ADUM).

Savoir Être

• Rigueur / fiabilité
• Réactivité / disponibilité
• Sens relationnel
• Sens de l'organisation
• Sens de la confidentialité
• Savoir rendre compte
• Esprit d’équipe