GESTIONNAIRE DES THÈSES ET DOCTORANTS/ES - POSTE SUSCEPTIBLE D'ÊTRE VACANT - H/F

Description :\n\n

Au sein de la Direction des services d’appui au Doctorat et à la Recherche (DDR), le poste est rattaché au service Doctorat et HDR (DHDR). Le service est composé d’un responsable et de 5 gestionnaires, présent sur les sites Descartes et Monod de l’ENS de Lyon.

* Accompagner les doctorantes et doctorants tout au long de leur parcours doctoral : candidature, inscription, réinscription, comité de suivi individuel, césure, transfert, abandon, etc

* Instruire les dossiers d’inscription/réinscription en thèse et de soutenances de thèse en vérifiant leur régularité juridique et administrative, selon les modes opératoires du service

* Veiller sur les workflows de validation dématérialisés des projets d’inscription et de soutenances

* Valider les projets de cotutelles et codirections / Archiver les conventions et avenants

* Alimenter les bases de données du domaine d’intervention / Fiabiliser les données

* Fournir des indicateurs de gestion

* Rendre compte méthodiquement, au N+1 et membres de l’équipe, de l’avancement des dossiers et des difficultés rencontrées

* Traiter les mails des boîtes nominative et de fonction

* Participer à la mise à jour des informations sur les sites internet et intranet de l’établissement

* Participer à la continuité de service (accueil physique notamment)

* Participer aux évènements organisés par le service (invitations, inscriptions, confirmations, soutien logistique, émargement, accompagnement des participants, accueil des intervenants...)

* Assurer le classement et l’archivage des dossiers\n\n

Profil recherché :\n\n

CONNAISSANCES SUR L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

* Fonctionnement des administrations publiques

* Organisation de l'enseignement supérieur (LMD)

* Techniques d'élaboration de documents

SAVOIR-FAIRE OPÉRATIONNELS

* Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe

* Rédiger des rapports ou des documents

* Concevoir des tableaux de bord

* Maîtriser les outils informatiques (excel, word, powerpoint, formulaires...) et s’adapter aux applicatifs métier (CORIANDRE, ADUM)

SAVOIR ÊTRE

* Rigueur / fiabilité

* Réactivité / disponibilité

* Sens relationnel

* Sens de l'organisation

* Sens de la confidentialité

* Savoir rendre compte

* Esprit d’équipe