Gestionnaire des hébergements du Collège Doctoral Européen (H/F)

Démarrage dès que possible

Catégorie : C Corps : Adjoint technique de recherche et de formation (C1)

Affectation : Direction des finances - Bureau du syndic

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Le/La gestionnaire des hébergements assure la gestion opérationnelle, administrative et financière des réservations des hébergements situés au Collège Doctoral Européen (CDE).

Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service.

Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

- Assurer le traitement des demandes d'hébergement du CDE

- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires à la prise en charge des réservations

- Traiter les questions et les demandes des résidents du CDE

- Gérer le planning d'occupation des studios du CDE

- Assurer la facturation des séjours et encaisser les loyers correspondants (mandataire)

- Effectuer un suivi mensuel et réaliser un bilan financier

- Contrôler la légalité puis la régularité des opérations

- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière

- Assurer le suivi des cautions (encaissements & remboursements)

- Echanger avec les services comptables sur les opérations liées à la gestion des hébergements du CDE

- Suivre les différents mouvements au sein de la résidence (entrants & sortants)

- Organiser et planifier les activités de la femme de chambre (ménages des studios, états des lieux, etc)

- Gérer les dossiers administratifs des résidents et contrôler les échéances (arrivées, départs)

- Assurer ponctuellement les activités de gestionnaires d'hébergement de l'autre bâtiment (Villa Arconati)

- Effectuer le contrôle des studios après les départs, les états des lieux et le contrôle du ménage en l'absence de la femme de chambre titulaire.

a) Savoir sur l'environnement professionnel

- Connaître la règlementation juridique, administrative et financière des EPSCP,

- Connaître l'organisation, les spécificités et les normes applicables aux 2 bâtiments d'hébergement (CDE & villa Arconati Visconti) notamment en terme de sécurité

- Connaître les techniques de communication

- Maitriser la langue anglaise

b) Savoir-faire opérationnel

- Collecter, traiter, vérifier, enregistrer et transmettre les informations liées aux opérations de gestion opérationnelle, administrative et financière des réservations des hébergements du CDE

- Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion

- Faire l'interface avec les différents interlocuteurs internes et externes

- Savoir utiliser la plateforme des demandes d'hébergement (RT- Hébergement)

- Savoir utiliser le pack office notamment word et excel

c) Savoir-faire comportemental

- Faire preuve de bonnes qualités relationnelles et avoir le sens du dialogue

- Faire preuve d'un très bon sens de l'organisation, d'analyse, de méthode et de rigueur

- Savoir rendre compte

- Etre polyvalent

- Avoir un grand sens des responsabilités et un sens aigu du respect de la confidentialité

- Avoir une aptitude à la prise d'initiative et au travail en autonomie

- Savoir travailler en équipe et en lien avec sa hiérarchie

- Faire preuve de réactivité

Pour postuler, veuillez adresser votre CV et lettre de motivation au plus tard le 14/04/2026 à l'adresse mail : s.ismail@unistra.fr