GESTIONNAIRE DE SCOLARITE AU DEPARTEMENT GENIE MECANIQUE ET PRODUCTIQUE (H/F) - UPJV - IUT DE L[...]

À propos de nous

L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.

Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires : sciences (12 unités), santé (11 unités) et sciences humaines et sociales (13 unités). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.

Localisation du poste

UFR, Direction, Service : IUT DE L’AISNE

Localisation géographique : Département Génie Mécanique et Productique (GMP) – Campus de Saint Quentin – Aisne

Mission

Caractéristique du poste

Le département GMP est l'un des six départements de l'IUT de l'Aisne. Il gère environ 140 étudiants sur les trois années de formation BUT et la licence professionnelle Innovation par la Conception Informatisée (ICI). La gestionnaire est la seule agente administrative du département mais travaille en lien avec le chef de département GMP à Saint Quentin et avec les agentes du service général basées sur le campus de Laon. Sous l’autorité fonctionnelle du Chef de département et sous l’autorité hiérarchique de la Direction Administrative, la gestionnaire de scolarité réalisera quotidiennement :

Activités principales

• Accueil physique et téléphonique (étudiants, professeurs, collaborateurs, fournisseurs, etc.)
• Traitement et diffusion d'informations internes et externes (courrier, mails, …)
• Gestion des opérations courantes de scolarité : gestion des candidatures (Parcoursup et e‑candidat), inscriptions administratives, saisie des notes, édition des relevés de notes, conventions de stage, gestion des absences étudiantes.
• Saisie des heures d’enseignements du département
• Saisie des bons de commandes et suivi de la commande jusqu’au service fait.

Ces opérations nécessitent

• Mise à jour de bases de données, mise en forme de documents divers (relevés de notes, avis de recommandation pour poursuite d’études)
• Diffusion de supports dématérialisés via les réseaux
• Application de la réglementation relative aux examens
• Classement et archivage dématérialisé des documents (peu d'activité de classement et d'archivage papier)

Activités associées

• Participation à l’organisation des activités pédagogiques transversales et des activités collectives du département (portes ouvertes, forums…)

Profil

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Mise en forme de documents sur Word, maîtrise du publipostage
• Annotations, modifications de fichiers PDF
• Connaissance des partages réseau

Savoir être

• Savoir travailler en équipe
• Savoir adapter son discours en fonction des publics
• Faire preuve de rigueur et d’organisation
• Accepter de moduler ponctuellement sa participation en fonction des pics d'activités

Rémunération basée sur la grille indiciaire de technicien de recherche et de formation, de classe normale :

Référence de l'offre : wnikk1ejvt