Gestionnaire de Formation Continue H/F

RÉSUMÉ DU POSTE

Le/La gestionnaire du service Formation Continue organise et gère les aspects administratifs d’un portefeuille de formations professionnelles, parmi lesquels : CES, DU, DIU, FQ et AFOHU.

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Composante de la Faculté de Santé de l'Université Paris Cité, l'UFR d'Odontologie a donné dès son édification, à la recherche biomédicale, une place prépondérante en créant et en soutenant le développement de laboratoires au sein desquels les enseignants et les étudiants participent à des projets de recherche clinique fondamentale. L'UFR d'Odontologie est la seule UFR d'odontologie de Paris et l'une des quinze UFR d'odontologie de France.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

• Aide à la gestion administrative du portefeuille de formation en respectant la réglementation et les obligations de la formation continue.
• Répondre à l’ensemble des mails du portefeuille de formation FC reçus sur l’alias du service.
• Appui à la campagne de recrutement des formations FC de l’UFR - Aide à l’instruction des dossiers de candidature et de demande d’autorisation d’inscription : vérifier la conformité de chaque dossier, définir le régime d’inscription et le tarif à appliquer.
• Transmettre tous les documents nécessaires au candidat pour la bonne instruction de son dossier.
• Venir en appui pour réaliser les campagnes de contractualisation, de conventionnement et d’inscription - Aide au lancement des campagnes de la rentrée N+1.
• Collecter et diffuser les plannings aux stagiaires et au pôle Planning du service de la Scolarité.
• Réaliser, diffuser et collecter les feuilles d’émargement.
• Aide à la réalisation des attestations de présence.
• Mettre à jour les fiches Ametys du portefeuille de formation.
• Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel).
• Réaliser la campagne de contractualisation, de conventionnement et d’inscription.
• Mettre à jour le référentiel de formation du Pôle Formation Continue Universitaire (FCU).
• Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel).

Conditions particulières d'exercice

Utilisation des logiciels Apogée, CanditOnLine (et ses interfaces), Ametys et de l'espace numérique de l'Université (Nextcloud).

Informations complémentaires

• Cadre de l'offre d'emploi Catégorie B
• Personnel non enseignant (BIATSS) BAP J - Gestion et Pilotage Corps TECH RF - TECHNICIEN DE RECH ET FORMATION
• Emploi-type REFERENS Technicien-ne en gestion administrative
• Localisation ou site du poste Montrouge (92120)
• Zone à Régime Restrictif Non
• Susceptible d’être vacant Oui
• CDD 12 mois contractuels et ouvert aux titulaires
• Date limite de candidature : 19/05/2026

Connaissances

• Méthodes et outils d'aide à l'orientation
• Droit de la formation
• Diversité des publics
• Techniques documentaires
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire - Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et une multiplicité des demandes (mail, accueil, téléphone)
• Savoir planifier son activité, respecter les délais et être polyvalent
• Accueillir les usagers concernées
• S'exprimer de façon claire et concise
• Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
• Utiliser les techniques de gestion administrative
• Rédiger des documents simples d'information et de communication
• Collaborer avec les différents service internes de l’UFR

Savoir-être - Compétences comportementales

• Sens relationnel
• Capacité d'écoute
• Sens de l'organisation

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant)

N/A