GESTIONNAIRE DE DEPARTEMENT DE FORMATION GEA (H/F)

GESTIONNAIRE DE DEPARTEMENT DE FORMATION GEA (H/F)

Université de Picardie Jules Verne – Amiens (France)

Responsabilités

• Accueil téléphonique et gestion des étudiants, enseignants, professionnels et entreprises.
• Assistance au chef de département et aux directeurs d’études : participation à l’organisation des activités institutionnelles (portes ouvertes, forums, événements liés aux projets étudiants, soutenances de stage).
• Gestion administrative :
• Traitement des e-mails, courrier et appels téléphoniques.
• Gestion des ordres de mission (déplacements stages + alternance).
• Gestion des enseignants vacataires et suivi des services enseignants.
• Contrôle des heures effectuées et saisie sur OSE.
• Gestion des commandes : contact fournisseurs, demande de devis, saisie commandes SIFAC+ et suivi de la livraison.
• Elaboration des plans quadrienaux d’investissement et des budgets annuels.
• Gestion pédagogique :
• Connaissance des procédures de candidatures (Parcoursup, Ecandidat, ADIUT, Campus France).
• Apogee : vérification des saisies des notes, édition des attestations provisoires de réussite, gestion des inscriptions administratives et démissions.
• DJANGO : gestion des dossiers vacataires.
• COFFRE FORT NUMERIQUE : envoi des relevés de notes après jurys et des attestations de validation d’année.
• P-STAGE : vérification et validation des conventions de stage (responsable pédagogique des stages).
• Gestion d’une cohorte (BUT1 ou BUT2 et 3) et des émargements pour les formations en alternance (BUT2, BUT3) en relation avec le responsable des alternants.
• Aménagements de cursus : dossiers RSE, concertation avec les directeurs d’études.
• Préparation des soutenances de fin de parcours et des jurys (collaboration avec les directeurs d’études et chef de département).

Qualifications

• Organisation d’un accueil compatible avec la réalisation des autres activités.
• Capacité à travailler en équipe et en autonomie (présence éventuel de télétravail).
• Gestion des priorités.
• Compétences en gestion pédagogique et administrative.
• Maîtrise des logiciels APOGEE, CELCAT, P-STAGE, DJANGO et SIFAC+ (atout).
• Connaissance du milieu universitaire et de la spécificité des IUT (force).
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel) et aptitude à l’utilisation d’outils numériques.
• Excellentes qualités d’expression écrite et orale, aisance relationnelle.
• Autonomie relative et adaptabilité rapide aux nouvelles missions.

Niveau d’études requis

Baccalauréat (niveau 4 Baccalauréat).

Date limite de candidature

09/07/2026

Type de contrat

CDD à temps plein (ouvert aux titulaires et aux contractuels).