Gestionnaire courrier et courriel (F/H)

Catégorie statutaire / Corps: C Adjoint administratifGroupe RIFSEEP: 2Domaine(s) fonctionnel(s): Interventions techniques et logistiquesEmploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-typeGestionnaire courrier FPLOG003/ERLOG025Vos activités principales:

• gestion du courrier arrivé: tri, affectation, comptage, scanne les bordereaux des lettres recommandées
• gestion du courrier départ: préparation, comptage
• renseignement des tableaux de suivi du courrier
• Distribution des consommables (formule vierge de recommandé, lettres suivies) aux services demandeurs, et suivi du stock

Gestion du courrier «réservé»

• Sélection des courriers ayant vocation à passer au courrier réservé
• Enregistrer les courriers "réservés" dans l'application, affectation et diffusion

Mission de portage

• Assurer la navette quotidienne du SGCD sur les sites Quimpérois
• Assurer dépôt et retrait du courrier au conseil départemental 3 fois par semaine
• Assurer la livraison de la presse aux membres du corps préfectoral le matin
• Retrait des colis et lettres déposés à l'accueil
• Acheminer les courrier ou colis urgents au bureau de poste

Gestion des réponses aux usagers par voie dématérialisée

• boîte fonctionnelle de la préfecture: Rédaction des réponses de premier niveau aux courriels des usagers ou transfert vers les services métiers si nécessité d’une réponse de second niveau
• boîte fonctionnelle «réclamation» de la préfecture: réponse aux usagers
• plate-forme «service public +»périmètre ATE: réponse aux témoignages des usagers
• Respect des engagements du référentiel qualité

Mise à jour des outils du pôle

• Mettre à jour les outils permettant l’affectation des courriers et des courriels ainsi que ceux facilitant la réponse aux usagers (memento des missions des services de l’État, réponses types etc) ;
• participer à la création et la mise à jour des fiches de procédure du pôle

Au titre des missions ponctuelles

• apporter un soutien à la mission archivage pour le traitement des archives situées sur le site de la préfecture

Votre environnement professionnel

Activités du service:

• Accueil physique des usagers
• Points d’accueil numériques (préfecture)
• Accueil téléphonique ( centre d’appels préfecture / standard régional mutualisé en heure non ouvrée)
• Gestion du courrier: tri, affectation, navette inter-site, courrier réservé des membres du corps préfectoral, Contractualisation la poste,
• Gestion des courriels
• Gestion des archives

Composition et effectifs du service

Le service des relations avec les usagers est composé d’une cheffe de service (A+) , 1 adjointe à la cheffe de service (A) , 2 chef(fe) s s de pôle (B) et 21 agents (C) .

Liaisons hiérarchiques

Cheffe des pôles «accueil physique» et «courrier- courriel»

Adjointe à la cheffe de service

Cheffe du service des relations avec les usagers

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Indemnité de sujétion en compensation des contraintes horaires liée à la gestion des journaux (retrait à la Maison de la presse et distribution)
• poste en binôme avec polyvalence sur l’ensemble des missions (à l’exception des missions ponctuelles)
• Télétravail: les missions sont compatibles avec le télétravail pour la gestion des courriels à raison de 2, 5 jours par semaine maximum, sous réserve de la présence sur site de l’agent en binôme pour prendre en charge la partie courrier
• Le service organise la possibilité de suivre des formations en ligne sur le temps de travail

Vos compétences principales mises en œuvre:

• Connaissances techniques
• Connaître l'environnement professionnel/ niveau pratique - à acquérir
• Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique - requis
• Savoir-faire
• Savoir rédiger/ niveau pratique - requis
• Savoir travailler en équipe / niveau pratique - requis
• Savoir s'organiser/ niveau pratique - requis
• Savoir rendre compte/ niveau pratique - requis
• Avoir l'esprit de synthèse/ niveau pratique - requis
• Savoir-être
• Savoir s'adapter / niveau pratique - requis
• Savoir communiquer/ niveau pratique - requis
• Savoir s'exprimer oralement/ niveau pratique - requis
• Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique - requis

Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans

Qui contacter:

L’adjointe de la cheffe de service: Carole MARVY Tel: Courriel:

La cheffe du pôle courrier - courriel:

Sandrine DILER Tel: Courriel:

Date limite de dépôt des candidatures:

publication réglementaire minimale d'un mois sur MOB-MI et la PEP à compter de la date de publication de la fiche.

Présentation de Préfecture du Finistère

Préfecture du Finistère