Gestionnaire courrier et courriel F/H
Identifiant (email, de type )
Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)
Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Domaine et métier
Intervention technique et logistique - Gestionnaire logistique
Intitulé du poste
Gestionnaire courrier et courriel F/H
Description du poste
C atégorie statutaire / Corps : C Adjoint administratif
Domaine(s) fonctionnel(s) :Interventions techniques et logistiques
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type
Gestionnaire courrier FPLOG003/ERLOG025
Vos activités principales:
- gestion du courrier arrivé: tri, affectation, comptage, scanne les bordereaux des lettres recommandées
- gestion du courrier départ: préparation, comptage
- renseignement des tableaux de suivi du courrier
- Distribution des consommables (formule vierge de recommandé, lettres suivies) aux services demandeurs, et suivi du stock
Gestion du courrier «réservé»
- Sélection des courriers ayant vocation à passer au courrier réservé
- Enregistrer les courriers "réservés" dans l'application, affectation et diffusion
Mission de portage
- Assurer la navette quotidienne du SGCD sur les sites Quimpérois
- Assurer dépôt et retrait du courrier au conseil départemental 3 fois par semaine
- Assurer la livraison de la presse aux membres du corps préfectoral le matin
- Retrait des colis et lettres déposés à l'accueil
- Acheminer les courrier ou colis urgents au bureau de poste
Gestion des réponses aux usagers par voie dématérialisée
- boîte fonctionnelle de la préfecture: Rédaction des réponses de premier niveau aux courriels des usagers ou transfert vers les services métiers si nécessité d’une réponse de second niveau
- boîte fonctionnelle "réclamation" de la préfecture: réponse aux usagers
- plate-forme "service public +"périmètre ATE : réponse aux témoignages des usagers
- Respect des engagements du référentiel qualité
Mise à jour des outils du pôle:
- Mettre à jour les outils permettant l’affectation des courriers et des courriels ainsi que ceux facilitant la réponse aux usagers (memento des missions des services de l’État, réponses types etc);
- participer à la création et la mise à jour des fiches de procédure du pôle
Au titre des missions ponctuelles:
- apporter un soutien à la mission archivage pour le traitement des archives situées sur le site de la préfecture
Votre environnement professionnel
Activités du service:
- Accueil physique des usagers
- Points d’accueil numériques (préfecture)
- Accueil téléphonique ( centre d’appels préfecture / standard régional mutualisé en heure non ouvrée)
- Gestion du courrier: tri, affectation, navette inter-site, courrier réservé des membres du corps préfectoral, Contractualisation la poste,
- Gestion des courriels
- Gestion des archives
Composition et effectifs du serviceLe service des relations avec les usagers est composé d’une cheffe de service (A+), 1 adjointe à la cheffe de service (A),2 chef(fe)s s de pôle (B) et 21 agents (C).
Liaisons hiérarchiques
Cheffe des pôles «accueil physique» et «courrier- courriel»
Adjointe à la cheffe de service
Cheffe du service des relations avec les usagers
Descriptif du profil recherché
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
- Indemnité de sujétion en compensation des contraintes horaires liée à la gestion des journaux (retrait à la Maison de la presse et distribution)
- poste en binôme avec polyvalence sur l’ensemble des missions (à l’exception des missions ponctuelles)
- Télétravail: les missions sont compatibles avec le télétravail pour la gestion des courriels à raison de 2,5 jours par semaine maximum, sous réserve de la présence sur site de l’agent en binôme pour prendre en charge la partie courrier
- Le service organise la possibilité de suivre des formations en ligne sur le temps de travail
Vos compétences principales mises en œuvre:
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel/ niveau pratique - à acquérir
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique - requis
Savoir-faire
Savoir rédiger / niveau pratique - requis
Savoir travailler en équipe / niveau pratique - requis
Savoir s'organiser / niveau pratique - requis
Savoir rendre compte / niveau pratique - requis
Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique - requis
Savoir-être
Savoir s'adapter / niveau pratique - requis
Savoir communiquer/ niveau pratique - requis
S'avoir s'exprimer oralement/ niveau pratique - requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique - requis
Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans
L’adjointe de la cheffe de service: Carole MARVY Tel:
Courriel:
La cheffe du pôle courrier - courriel: Sandrine DILER Tel:
Date limite de dépôt des candidatures :
publication réglementaire minimale d'un mois sur MOB-MI et la PEP à compter de la date de publication de la fiche.
Fondement juridique du recrutement
1° de l'article L332-2 (anciennement 1° de l'article 4)
Localisation du poste
Europe, France, Bretagne, Finistère (29)
Préfécture de Quimper
Lieu d'affectation (sans géolocalisation)
- Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
- Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
- Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels