Gestionnaire au bureau des diplômes H/F - contractuel.le.s uniquemennt

Description de la fonction

• Réception des dossiers de demande de diplômes (diplômes LMD, DU…)
• Édition des diplômes : vérification des conditions d’obtention du diplôme (session, conformité du cursus, validation d’acquis, vérification de la conformité des procès-verbaux de jury et des signatures); édition du diplôme sur support sécurisé; édition des listes d’émargement pour le suivi de la numérotation des diplômes; édition des annexes descriptives aux diplômes; édition et envoi de la convocation pour retrait du diplôme ou envoi à l’étranger par valise diplomatique ou par lettre recommandée à l’étudiant selon les procédures en vigueur.
• Classement et archivage (diplômes non-remis et PV de délibération)
• Traitement des demandes de duplicata
• Connaissance des différentes procédures d’admission et d’inscription en vigueur à Paris 8
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université, des différents services et tout particulièrement des composantes
• Connaissance des règles de scolarité en vigueur à Paris 8
• Connaissance de l’application Apogée et de l’application Pégase
• Maîtrise des outils bureautiques (publipostage, rédaction des courriers administratifs…)
• Maîtrise de la réglementation liée aux diplômes
• Savoir faire preuve d’autonomie et capacité à travailler en équipe
• Capacité à communiquer et conduire une relation avec les différents services et composantes (transmission des dossiers, règlement des cas particuliers), avec le service informatique, avec les autres gestionnaires du bureau et les services de la direction de la scolarité.
• Savoir gérer les urgences et hiérarchiser les priorités
• Faire preuve de capacités d’initiative et d’adaptation
• Faire preuve de rigueur et de méthode
• Savoir rendre compte régulièrement de son activité