Gestionnaire administrative et financière (H/F)

Missions

Le/ la gestionnaire administrative et financière aura pour missions d’assurer la prise en charge des frais de déplacement des agents de la circonscription, d’apporter une assistance de proximité aux Directeurs et Directrices d’Unités de la circonscription rencontrant des difficultés temporaires en matière de gestion administrative et financière et d’assurer la continuité de service avec le gestionnaire en charge de l’engagement des commandes de fonctionnement, d’équipement et d’investissement qui relèvent du périmètre de la Délégation Régionale.

Mission 1: Prise en charge des frais de déplacement

• Procéder à la validation des demandes de réservation de transport et d’hébergement
• Réaliser des points de situation réguliers avec le pôle « Formation et Valorisation du Potentiel Humain »
• Assurer le suivi des dossiers et relancer les agents pour établir leur état de frais
• Renseigner les agents sur les procédures liées aux déplacements
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux remboursements des agents
• Contrôler quotidiennement les flux des applications et engager les actions correctives si besoin
• Procéder à l’archivage des pièces administratives et comptables
• Consigner les procédures applicables dans son domaine

Mission 2: Continuité de service avec le gestionnaire des commandes

• Engager les dépenses dans le respect des règles des finances publiques
• Procéder aux opérations préalables au règlement des factures
• Contrôler les flux des applications et engager les actions correctives si besoin
• Collecter et contrôler les pièces justificatives
• Procéder à l’archivage des pièces administratives et comptables

Mission 3: Assistance de proximité aux Directeurs et Directrices d’Unités

• Réaliser, en lien avec les responsables du service « Finances, Achats et Comptabilité », du service « Affaires Générales » et du service « Ressources Humaines », un état des lieux des actes de gestion à effectuer ; identifier les urgences et établir une liste priorisée des actions à conduire.
• Expliquer les enjeux administratifs aux Directrices/Directeurs d'Unités et les informer du calendrier de mise en œuvre des actions, en précisant celles qui nécessiteront leur intervention.
• Engager les dépenses dans le respect des règles des finances publiques et procéder aux opérations préalables à l'acquittement des factures
• Contrôler quotidiennement les flux des applications et engager les actions correctives si besoin
• Procéder aux réservations de titres de transport et/ou d'hébergement pour les agents des Unités
• Préparer les pièces justificatives d…

Profil recherché

Compétences

Savoirs / connaissances

• Comprendre et analyser les textes réglementaires en vue de leur application
• Savoir mettre en œuvre les règles financières et comptables édictées par le CNRS
• Maîtriser des techniques de contrôle interne
• Posséder un niveau d’anglais A1-A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire

• Savoir gérer son activité dans le respect d’un calendrier et d’un cadre de gestion complexe
• Maîtriser les outils bureautiques ; savoir s’adapter aux systèmes d’information déployés par le CNRS
• Savoir rédiger des notes et des procédures
• Maîtriser les techniques de communication orale et écrite

Savoirs-être

• Avoir le sens de l’organisation ; savoir prioriser les actions
• Disposer de qualités relationnelles et pédagogiques
• Faire preuve de rigueur et d’autonomie ; être organisé·e
• Avoir le sens du travail en équipe
• Savoir rendre compte
• Savoir respecter la confidentialité des informations, professionnelles comme personnelles