Gestionnaire administrative- Assistant·e de Pôle H/F

Gestionnaire administrative- Assistant·e de Pôle

Le pôle systèmes d’information a pour mission d’accompagner la transformation numérique de la collectivité, de concevoir et de maintenir les systèmes d’information (SI), et d’assurer la gouvernance, la sécurité et la maîtrise des coûts des SI.

Rejoignez une collectivité dynamique et engagée au service de 1,2 million d'Héraultais·es !Chaque jour, le Département œuvre pour améliorer la qualité de vie sur son territoire. De l'action sociale à l'éducation, en passant par l'environnement et l'aménagement du territoire, nos missions variées offrent une richesse d'opportunités professionnelles dans tout le département. Notre politique en ressources humaines privilégie l'accompagnement de chaqueagent·e dans son évolution grâce à un suivi personnalisé et des actions dédiées au développement des compétences. Rejoignez une équipe solidaire et investie, qui agit au plus près des besoins des héraultais·es.Ici, on œuvre ensemble pour Hérault solidaire et écologique !

Profil demandé

En tant qu’assistant·e du directeur du pôle Système d’Information, vous occupez un rôle clé au cœur de l’organisation. Véritable bras droit, vous facilitez la gestion quotidienne en optimisant le temps de la direction, en préparant les dossiers transverse (RH, Formations…) et en organisant efficacement les réunions. Vous êtes également un point de coordination essentiel, en assurant des échanges fluides avec les collaborateurs internes comme avec les partenaires extérieurs.

Vous veillez à la bonne circulation de l’information au sein du pôle et contribuez activement à la mise en place des moyens matériels nécessaires à son bon fonctionnement. Impliqué·e dans la vie du pôle, vous participez à l’organisation d’événements tels que des séminaires et assurez un lien étroit avec les autres assistant·e·s de la DGA et de la collectivité.

Vous contribuez à la création d’outils d’aide à la décision, tels que des tableaux de bord, et participez à l’amélioration continue des processus en termes de qualité, de coûts et de délais. Vous diffusez l’information et concevez des documents adaptés aux besoins internes et externes, tout en garantissant leur conformité. Vous assurez également des missions essentielles telles que le classement, l’archivage et l’accueil des usagers, en les informant et les orientant avec professionnalisme.

Activités

Dans votre rôle opérationnel, vous prenez en charge la gestion administrative du pôle avec rigueur et autonomie. Vous pilotez l’agenda du directeur en priorisant les rendez‑vous, organisez et participez aux réunions, voire au comité de direction, et assurez la rédaction et la diffusion des comptes rendus, courriers et communications. Vous contribuez à valoriser les activités du pôle en structurant les informations et en accompagnant les équipes dans la formalisation de leurs contenus.

Vous jouez également un rôle central dans la structuration et l’accessibilité de l’information, en participant à la formalisation de documents de référence et en assurant la gestion documentaire, notamment via la dématérialisation et les outils de GED. En lien avec les ressources humaines, vous coordonnez certains sujets RH, suivez le plan de formation et participez au pilotage de l’activité grâce à la mise à jour d’indicateurs et de tableaux de bord, tout en proposant des axes d’amélioration pertinents.

Force de proposition, vous contribuez à l’organisation du pôle, notamment en anticipant la continuité de service, en gérant les plannings d’astreinte et en assurant le suivi de certains aspects techniques comme les échéances de maintenance des logiciels. Vous prenez également en charge des dossiers spécifiques ou sensibles, en coordonnant les acteurs concernés et en garantissant le respect des délais.

Compétences

• Rigueur
• Organisation
• Discrétion
• Dynamisme
• Curiosité
• Sens des priorités

Avantages

• Poste à temps plein.
• Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels sur les grades de rédacteurs territoriaux (ou cadre d’emplois), catégorie B, filière Administrative.
• Choix du rythme de travail (35h, 38h ou 41h ouvrants droit à des RTT) dans le respect de la réglementation des 1607h, permettant de concilier vie professionnelle et personnelle.
• Mutuelle et complémentaire santé avec participation employeur.
• Amicale34, offrant un large choix de réductions sur les loisirs (voyages, spectacles, évènements sportifs, etc).

Inclusion

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap par l’application de l’article 352-4 du Code Général de la Fonction Publique. Recrutement également possible en CDD jusqu’à 3 ans renouvelable une fois pour les contractuels (non titulaires d’un concours de la Fonction Publique).