Gestionnaire Administration des Ventes H/F

Au sein de notre bureau parisien, vous intégrez l’équipe DAF (4 personnes) et êtes rattaché au DAF.

Vos missions

• Gestion contractuelle et ouverture de comptes clients
  • Réceptionner et contrôler les lettres de mission et contrats signés par les clients (banques, assurances, gestionnaires d’actifs).
  • Vérifier les conditions contractuelles : TJM, périmètre de mission, modalités de facturation et de règlement.
  • Créer et mettre à jour les fiches clients dans les ERP (XX / Veryswing VSA) et le CRM.
  • Collecter les informations nécessaires à l’ouverture des comptes (KBIS, RIB, données acheteurs, formulaires de référencement).
  • Archiver et maintenir à jour la documentation contractuelle.
• Facturation et suivi des encaissements
  • Émettre et envoyer les factures selon les jalons contractuels, en lien avec les Partners et Managers.
  • Contrôler la cohérence entre les livrables, les feuilles de temps et les montants facturés.
  • Suivre les encaissements et mettre à jour la balance âgée clients.
  • Émettre les avoirs en cas de litige ou d’écart de facturation.
  • Respecter les échéances mensuelles de facturation et optimiser le DSO.
  • Participer à la mise en conformité avec la facturation électronique.
• Recouvrement et gestion des litiges
  • Piloter les relances amiables selon le processus Order-to-Cash.
  • Identifier les causes de non-paiement (litige, blocage acheteur, difficultés financières).
  • Assurer le lien avec le cabinet de recouvrement en cas de défaillance.
  • Contribuer au calcul des provisions pour créances douteuses avec la comptabilité.
  • Mettre à jour le cash forecast mensuel pour le reporting DAF.
• Reporting et amélioration continue
  • Produire les indicateurs ADV : volume facturé, DSO, taux de recouvrement, encours clients et situations mensuelles par Business Team (BFI, FRC, Assurance, ISAM, WAVE…).
  • Alimenter les reportings financiers mensuels et contribuer aux arrêtés comptables.
  • Assurer l’interface entre les équipes commerciales, la comptabilité et les clients.
  • Participer à l’amélioration des processus ADV (automatisation des relances, dématérialisation, fiabilisation des données).
  • Sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques ADV (facturation, transmission des éléments, gestion des avenants).

Qualifications

• Diplômé d’un Bac+2/3 (école de commerce ou université)
• Première expérience en gestion d’administration des ventes, idéalement en cabinet de conseil, ESN ou environnement Syntec
• Capacité à évoluer dans un marché tendu et concurrentiel, avec des exigences élevées
• Posture de business partner, orientée résultats et pragmatique
• Maîtrise de la méthode, rigueur, sens des priorités et excellence relationnelle
• Travail d’équipe dans un environnement exigeant
• Connaissance des environnements conseil / ESN
• Maîtrise d’un ERP dédié au conseil (Everwin, Veryswing VSA, BoondManager) ou d’un ERP généraliste (Sage, SAP, Cegid)
• Maîtrise d’Excel, PowerPoint et Power BI
• Maîtrise des CRM (Salesforce, HubSpot ou équivalent)
• Bonne connaissance des règles de TVA applicables aux prestations de conseil et de la facturation électronique

Informations

• Date de début souhaitée ASAP
• Rémunération selon profil

Ailancy Advisory est signataire des chartes de la parentalité et de la diversité. Nous nous engageons à respecter la loi n° du 30 décembre 2004 contre les discriminations et pour l’égalité des chances. Les informations demandées au candidat concernent uniquement sa capacité à occuper l’emploi proposé et ses aptitudes professionnelles.