Gestionnaire administratif/ive et technique (H/F)

Assurer diverses missions techniques et administratives pour les services PAVE et SSA: instructions de demandes d'usagers, enregistrements. Participer à l'accueil téléphonique et au traitement des courriers ''arrivée'' et ''départ'' pour la DDPP. Gérer le stock de matériel et équipements de protection individuelle des inspecteurs. Procéder au classement et à l'archivage de dossiers.

DESCRIPTION DES MISSIONS

Gestion technique (70% du temps)

• Matériel technique nécessaire aux inspections: suivi du stock, commandes, réception
• Instruction de demandes d'usagers en lien avec les activités couvertes par les services PAVE et SSA, telles que les déclarations d'activité dans divers domaines, les rassemblements d'animaux comme les manifestations canines et avicoles, l'export. Il convient de vérifier la complétude, éventuellement instruire le dossier, rédiger des courriers d’information et actes administratifs, puis notifier et publier la décision.

Gestion administrative (30% du temps)

Pour la DDPP, dans le cadre du pôle support:

• Accueil téléphonique des usagers pour une information de premier niveau
• Réception et tri des courriers/courriels « arrivée », le cas échéant enregistrement et création des dossiers dans l'application SORA
• Enregistrement des courriers/courriels « départ » dans SORA, scan et mise sous pli

Pour les services PAVE et SSA:

• Préparation et émission de courriers/courriels (mailing, publipostage), mise en forme et valorisation de supports écrits
• Classement et archivage de documents
• Saisie dans les bases de données
• Appui à l'organisation/secretariat de réunions

CHAMP RELATIONNEL

Rattachement hiérarchique: cheffe de service PAVE. Travail en collaboration directe avec les agents des services PAVE et SSA. Travail en articulation avec d'autres agents assurant de l’assistance administrative et en relations avec l'ensemble des agents de la DDPP. Relations avec les administrés.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert aux agents en situation de handicap.

Profil recherché

SAVOIRS

• Bonne maîtrise de la bureautique
• Techniques générales de secrétariat
• Gestion documentaire
• Rédaction d'actes administratifs
• Sens du service public
• Connaissance des logiciels professionnels du domaine DGAL et CCRF (SIGAL, RESYTAL, SORA…)

SAVOIR-FAIRE

• Sens des relations humaines, courtoisie avec les interlocuteurs
• Travailler en équipe
• Prise d'initiative
• Rigueur et bonne organisation
• Réactivité
• Discrétion