Gestionnaire administratif.ive et juridique des Assemblées – CDD 6 mois

Gestionnaire administratif et juridique des Assemblées – CDD 6 mois

Rouage essentiel de la Collectivité, le service Gestion des Instances a un rôle déterminant dans le processus décisionnel : par sa rigueur, il garantit le bon déroulement et à la sécurisation des instances communautaires ; par sa souplesse, il optimise le circuit de préparation des décisions ; par sa capacité d’adaptation, il/elle fait le lien entre les différents services, au service de l’avancement des projets de la collectivité ; par son approche pédagogique, il communique sur les process en place et/ou les développe ; par sa capacité d’innovation et son dynamisme, il est dans une démarche continue d’amélioration du processus.

Dans le cadre d’un renfort le service des Instances recherche un/e gestionnaire administratif et juridique des assemblées pour une durée de 6 mois.

ADN du service : dynamisme, innovation, approche facilitatrice et pédagogique !

Si ces valeurs résonnent en vous, candidatez pour rejoindre cette équipe polyvalente et partenaire de toutes les directions !

Échéance : le 27/05/2026

Vos activités principales et non exhaustives seront les suivantes :

Vous assurez la régularité juridique et la complétude des dossiers et des actes délibératifs et non délibératifs (délibérations et arrêtés) par :

• Une relecture de l’ensemble des actes : rigueur de mise en forme ; contrôle du respect des procédures internes ; contrôle de la cohérence, de l’équilibre et de l’harmonisation des dossiers ; pré-contrôle / préanalyse juridique des documents multithématiques ; suivi du circuit du processus de validation allant du service rédacteur au Président,
• La rédaction / la relecture de documents de synthèses destinés aux élus dans le cadre du processus délibératif,
• La rédaction / la gestion et le suivi juridique de la composition des assemblées et des organismes extérieurs,
• La rédaction / la gestion et le suivi juridique des délégations de compétences, de signature, de fonction de la collectivité,
• La transmission dématérialisée des actes à la Sous-Préfecture dans le cadre du contrôle de légalité et la tenue des registres.

Vous planifiez et organisez les assemblées en :

• Veillant au respect des échéances,
• Participant à l’organisation matérielle des séances,
• Assurant la préparation et l’envoi des dossiers aux élus,
• Assurant les missions de secrétariat en séance,

Vous organisez et participez activement aux temps forts de la Direction Juridique :

• Échanges semestriels avec l’ensemble des services de la collectivité sur les projets à venir,
• Ateliers de sensibilisation juridique, notamment sur l’utilisation du logiciel des assemblées,
• Préparation du renouvellement général des instances et des documents pivots liés au nouveau mandat (ex : règlement intérieur du Conseil).

Vous êtes une force vive pour la vie du service :

• Conception innovante et pédagogue dans la communication des procédures,
• Appétence pour l’accompagnement au changement,
• Veille et participation active dans le suivi de la cartographie des risques juridiques, aux côtés de la référente du service,
• Disponibilité et appui juridique auprès de l’ensemble des services dans le cadre des missions du service,
• Gestion des tâches administratives courantes.

Informations complémentaires :

• Pics d’activités réguliers et intenses
• Activités en fin de circuit d’élaboration avec les services, avec dates butoirs à respecter.
• Participation aux réunions des instances en horaires atypiques.
• Relations avec les élus du territoire, les organismes extérieurs et les prestataires.

Profil attendu :

Savoir être :

• Rigueur et méthodologie adaptée,
• Organisation et priorisation,
• Réactivité et respect des délais,
• Aptitude à gérer le stress,
• Dynamisme, autonomie, initiative et anticipation,
• Aisance relationnelle, pédagogue et communicant (rapport quotidien avec les services, les élus et autres organismes),
• Esprit d’équipe et transversalité,
• Forte capacité de travail et d’engagement,
• Discrétion et réserve professionnelle,
• Sens des responsabilités,
• Disponibilité et bonne humeur !

Savoir/ savoir-faire:

• Qualités rédactionnelles avérées,
• Connaissances de l’environnement et du cadre juridique liés au fonctionnement des collectivités territoriales (formation en droit public),
• Capacité d’analyse et de synthèse des documents de nature juridique,
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Access, PowerPoint) et idéalement de la plateforme de dématérialisation,
• Capacité à rendre compte de l’activité à sa hiérarchie.