Chargé de gestion administrative (F/H)

Finalité du poste

• Garantir la sécurité juridique et la fiabilité des actes administratifs de la collectivité
• Contribuer au bon fonctionnement des instances décisionnelles
• Assurer la coordination entre les services et les acteurs impliqués dans le processus délibératif
• Accompagner l’évolution des pratiques et des procédures administratives

Activités principales

Activité 1 : Garantir la sécurisation des actes administratifs

• Accompagner les services opérationnels dans la rédaction des actes (délibérations, conventions, décisions du Président, arrêtés)
• Relire et corriger les projets d’actes sur le fond et la forme, en lien avec les rédacteurs, notamment avant transmission au DGA référent, et vérifier la cohérence des pièces jointes
• Assurer le suivi des visas dans le circuit de validation et intégrer les modifications issues des retours (DGA, DGS, Cabinet) avant l’envoi des convocations en commission
• Veiller au respect des procédures en vigueur

Activité 2 : Organiser et suivre les commissions thématiques

• Informer les services des rétroplannings des commissions
• Organiser les réunions préparatoires et transmettre les documents associés
• Assurer la logistique des séances de pré-commission et de commission, en lien avec le chef de service
• Rédiger les comptes rendus des commissions
• Assurer la continuité de service en appui aux autres chargés d’instances

Activité 3 : Contribuer au suivi des instances

• Gérer l’envoi des convocations via les outils dédiés
• Assister aux instances en veillant au bon déroulement des assemblées (quorum, suivi des débats, résultats des votes, émargement)

Activité 4 : Rédiger les actes et accompagner les évolutions de procédures

• Rédiger les actes administratifs relevant du service (délibérations, décisions, arrêtés)
• Accompagner les services dans l’utilisation des outils métiers dédiés
• Contribuer à la mise en place et au suivi des évolutions de procédures liées aux actes administratifs de la collectivité

Vos atouts

• Statut  : cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux
• Formation / Diplôme et qualifications nécessaires  : formation juridique en droit public appréciée
• Expérience souhaitée  : expérience similaire au sein d’un service des assemblées

Connaissances

• Environnement institutionnel des collectivités territoriales et fonctionnement de l’intercommunalité
• Organisation et rôle des assemblées délibérantes
• Cadre juridique des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions, conventions)
• Procédures administratives et circuits de validation

Savoir faire

• Analyser et sécuriser juridiquement des actes administratifs
• Rédiger et structurer des documents administratifs
• Organiser, planifier et prioriser les activités dans des délais contraints
• Contrôler la conformité des dossiers et suivre les circuits de validation
• Travailler en transversalité
• Utiliser l’outil informatique

Savoir être

• Rigueur et sens de l’organisation
• Réactivité et gestion des priorités
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Qualités relationnelles et esprit d’équipe
• Adaptabilité et sens du service public
• Fiabilité et conscience professionnelle

Conditions d'exercice

• Lieu de travail : 1 Place André Malraux, 38000 GRENOBLE
• Temps de travail : 1 607 h avec jours de RTT, cycles sur 5 jours ou 4,5 jours, possibilité de télétravail
• Rémunération : grille statutaire du grade + prime (RIFSEEP)
• Avantages sociaux : PdME et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, titres restaurant, comité des œuvres sociales, CESU
• Logiciels métier : WEBDELIB, IDELIBRE, COMELUS
• Contraintes du poste : forte mobilisation lors des périodes de préparation et de tenue des séances (commissions, assemblées), amplitude horaire variable en fonction du calendrier des instances, participation aux assemblées impliquant des horaires tardifs (astreintes ponctuelles en soirée)

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.