Gestionnaire administratif H/F
Intitulé du poste
Gestionnaire administratif H/F
Nature de l'emploi
Fonctionnaire (ouvert aux contractuel.le.s)
Temps de travail
Dans le cadre de la politique publique de l’eau de Nantes Métropole, la Direction des Opérateurs Publics de l’Eau et de l’Assainissement (430 agents) a pour missions essentielles la production et la distribution d’eau potable, la collecte et le traitement des eaux usées ainsi que la gestion de la relation aux usagers de son territoire (155 000 abonnés).
Description du service et du poste
Au sein de la DOPEA, le service Diagnostic des Installations Privatives et Réseaux d’assainissement (34 agents), composé de 2 unités opérationnelles, est chargé de procéder à des inspections réseau, de s’assurer de la conformité des raccordements domestiques et industriels, et de réaliser les contrôles et le suivi des installations d’assainissement non collectif.
Rattaché.e à la responsable administrative, vous assurez le secrétariat du service Diagnostic des Installations Privatives et des Réseaux d’Assainissement ainsi que la facturation des contrôles.
Assurer le soutien administratif des dossiers de contrôles
- Vérification de la cohérence des informations et de la complétude des documents envoyés aux usagers (courrier, rapports, …)
- Enregistrement et envoi des courriers adressés aux usagers dans le cadre des contrôles de raccordement et des installations d’assainissement non collectifs
- Prise en charge et réorientation des appels téléphoniques de 1er niveau liés aux demandes de contrôles
- Application et mise à jour des procédures courrier et suivi du circuit des visas et signatures
- Saisie et mise en forme de différents documents (courriers, notes, fichiers de suivis, …)
- Remplissage des tableaux d’indicateurs et des fichiers de synthèse
- Reporting des problématiques et de l’avancement des dossiers auprès de la responsable
- Renseignement et validation des étapes administratives dans le logiciel de gestion des contrôles
Assurer la facturation des contrôles aux usagers
- Préparation, vérification des éléments de facturation et réalisation de la facturation des contrôles auprès des usagers
- Réponse aux questions des usagers sur la facturation des contrôles
- Renseignement des tableaux de suivi
- Réalisation des bilans d’activité
Assurer l’assistance administrative du service
- Gestion des agendas et réservations des salles de réunion
- Dispatcher, enregistrer et suivre le courrier des services opérationnels d’assainissement
- Mettre en forme, enregistrer et assurer l’envoi des courriers
- Reporting des problématiques et de l’avancement des dossiers auprès de la responsable
Profil recherché
Vous détenez des connaissances techniques et réglementaires en assainissement :
- le fonctionnement global du cycle de l’eau
- la démarche Qualité Sécurité Environnement
- le vocabulaire professionnel
Vous connaissez les circuits et procédures administratives ainsi que le fonctionnement de la collectivité et des services.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, l’orthographe, les règles de grammaire ainsi que les écrits professionnels tels que la prise de notes, et vous êtes à l'aise avec l'expression orale et écrite.
Vous savez utiliser les logiciels métiers : MEM, E-gee, GREA.
Capacités d’investissement et qualités attendues pour ce poste
- Respect des consignes de sécurité liées au poste et des délais impératifs
- Reporting et travail en équipe et en transversalité
- Sens du contact à l'usager et de l’intérêt général / du service public
- Rigueur, méthode, analyse et synthèse
- Gestion des priorités
- Sens de la concertation
- Qualité d’écoute, de communication
- Gestion des usagers difficiles / appels conflictuels
- Capacité à garantir la confidentialité de certaines informations
Rémunération
Statutaire + Régime indemnitaire + Prime de certification + Prime de Service Public.
Avantages
- Carte restaurant (210,90 € / mois pour un temps complet) avec une participation employeur à 60 %
- Participation à 75 % aux abonnements de transports + forfait mobilités durables
- Participations employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
- Prestations du comité des œuvres sociales (COS) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs…
- Aides aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU)
- Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises)