Gestionnaire administratif H/F
À propos de nous
Situé au pied du Vercors, en Isère, à équidistance entre Grenoble et Valence dans la Drôme, le CHIVI est un établissement hospitalier de proximité à taille humaine avec une proportion forte de médicosocial : On compte 900 professionnels pour 735 lits et places. Le CHIVI à reçu une certification : Haute Qualité des Soins en 2022. Nos valeurs :la sécurité des soins, la compétence, le respect et le travail en équipe, sont les socles de nos projets d'établissement et de Territoire. Au sein du CHIVI de nombreuses perspectives d'évolutions professionnelles vous seront offertes.
Mission
Le Centre Hospitalier Intercommunal Vercors Isère (CHIVI) recrute un(e) Gestionnaire administratif(ve) afin de renforcer ses équipes administratives.
Sous l’autorité de la Direction adjointe, le/la gestionnaire administratif(ve) participe à l’organisation et au fonctionnement du service, assure la gestion administrative courante et contribue à la mise en œuvre des procédures d’achats, en lien étroit avec les différents services de l’établissement. À ce titre, vous :
Gestion administrative
Assurez le traitement administratif des dossiers et contribuez à l’organisation du service.
Gérez et suivez l’agenda de la Directrice adjointe (planification, envoi des invitations, organisation des réunions).
Rédigez et mettez en forme les documents administratifs (courriers, notes, rapports, tableaux).
Organisez les instances en lien avec la direction et rédigez les comptes rendus (F3SCT, commissions, réunions…).
Réceptionnez, triez, traitez et diffusez le courrier et les courriels.
Organisez le classement, l’archivage et garantissez la traçabilité des documents.
Assurez le suivi des dossiers administratifs transversaux.
Mettez à jour les bases de données et les outils de gestion interne.
Assurez l’accueil téléphonique et orientez les interlocuteurs en fonction des demandes.
Gestion des achats
Participez à la mise en œuvre des procédures d’achats dans le respect du Code de la commande publique.
Réalisez les demandes de devis et établissez les tableaux comparatifs.
Saisissez, suivez et contrôlez les bons de commande.
Assurez le suivi des livraisons et des prestations.
Vérifiez la conformité des factures en lien avec les commandes émises.
Mettez à jour les fichiers fournisseurs et les outils de suivi des achats.
Activités transversales
Participez à l’amélioration continue des procédures administratives et d’achats.
Contribuez au suivi budgétaire des dépenses du service.
Alimentez les tableaux de bord et les indicateurs de gestion.
Collaborez avec les différents services de l’établissement (soins, logistique, services techniques).
Profil
INFOS SUR LE POSTE
Localisation : Résidence Brun Faulquier - 38470 Vinay
Salaire : Selon expérience et grille FPH
Profil recherché :
Formation en gestion administrative, assistanat de direction ou équivalent.
Expérience souhaitée sur un poste similaire, idéalement en établissement public ou hospitalier.
Connaissance du fonctionnement hospitalier et/ou des achats publics appréciée.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Conditions requises :
Pièce d’identité française ou titre de séjour valide
Casier judiciaire bulletin n°2 vierge
Recrutement inclusif et ouvert :
Ouvert aux contractuels
Accessible aux personnes reconnues travailleurs handicapés (RQTH)
Temps de travail : Temps plein sur une base de 37h30
Du lundi au vendredi de 8h30-12h30 13h-16h30 / 9h-12h30 13h-17h
Télétravail possible selon charte en vigueur après 6 mois de présence
Contrat : CDD 6 mois renouvelable
Prise de fonction : Dès que possible
SAVOIR-ETRE
Rigueur : capacité à travailler avec précision, méthode et fiabilité.
Sens de l’organisation : aptitude à gérer plusieurs tâches et priorités simultanées.
Discrétion et confidentialité : respect des informations sensibles et du cadre professionnel.
Esprit d’équipe : capacité à collaborer efficacement avec différents interlocuteurs.
Aisance relationnelle : qualité d’écoute et communication claire, à l’oral comme à l’écrit.