Gestionnaire Administratif H/F

Détail des fonctions :

ResponsabilitésAssurer la gestion administrative des dossiers courants en appui aux services SSQA et SPAE, sous la responsabilité des cheffes de service et de la cheffe de Pôle.Assurer la suppléance du secrétariat de direction sur quelques périodes.

ActivitésAu sein du pôle protection des populations, le gestionnaire:

• - assure la gestion administrative de dossiers des services ;
• - assure les tâches administratives associées : enregistrement, traitement et transmission des données, traitement administratif et saisies dans les logiciels métiers (RESYTAL, SIGAL, tableaux de suivi), courrier et suivis de dossiers en lien avec les différentes thématiques des services ;
• - participe au suivi des boites mail des services en procédant aux enregistrements des différentes sollicitations au sein des différents tableaux de bord ainsi qu’à la récupération des différents documents transmis par les professionnels et /ou partenaires ;
• - participe aux réunions internes ;
• - assiste les services SSQA et SPAE et la cheffe de pôle en tant que besoin ;
• - assure la suppléance du secrétariat de direction en tant que besoin.

Ainsi que toutes fonctions rendues obligatoires par les nécessités du service. Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions :- Disponibilité en cas de criseCompétences principales de mises en oeuvre :Connaissances techniques généralesMaêtre des outils de communicationMaêtre des outils informatique (bureautique : excel, word.)Connaissance des logiciels métiers décés aux données : RESYTAL, SIGAL, SORA,Connaissance du système de management de la qualité Savoir-faire :Travailler en équipe ;Dialoguer avec les usagers ;Capacités rédactionnelles ;S'adapter et réagir très vite aux demandes ;Autonomie ;Rigueur.Savoir-être :Capacités d'adaptation et de réactivité ;Capacité de travail en équipe, en réseau ;Sens de l'organisation ;Qualités relationnellesdécoute et depropositions ;Savoir rendre compte ;Discrétion.

Environnement professionnel :

• - Activités du service : Pôle protection des populations
• - Composition et effectifs du service : 26 agents
• - Liaisons hiérarchiques : placé sous l'autorité de la cheffe de pôle protection des populations
• - Liaisons fonctionnelles : Autres services de la DDETSPP, professionnels, usagers, ...

Experience: 12 MoisCompétences: Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Normes rédactionnelles,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Classer des documents,Archiver des dossiers et documents de référence,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Utiliser les outils numériquesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité socialeListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur dégère d'urgence / d'importance.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Avoir l'été d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

#J-18808-Ljbffr