Gestionnaire administratif et financier h/f

Offre n° – Gestionnaire administratif et financier h/f

RESPONSABILITÉS :

• Gestion des dépenses : Réaliser les opérations d’engagement, de liquidation et de préparation du mandatement dans le respect de la réglementation.
• Assurer la gestion complète des commandes : bons de commande, fournisseurs, livraisons, factures, saisie et suivi dans SIFAC.
• Suivre les crédits budgétaires par nature de dépense ou structure.
• Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives des dépenses.
• Mettre à jour les données financières et produire des états de suivi budgétaire.
• Gestion des recettes : Préparer les titres de recettes (prestations, remboursements, reversements…) en lien avec les services centraux et l’agence comptable.
• Suivre les recettes attendues sur projets, conventions ou prestations (formations, expertises, locations, etc.).
• Assurer le suivi administratif des conventions génératrices de recettes : notifications, facturation, relances.
• Tenir à jour les bases de données des recettes, suivre les encaissements, relancer si nécessaire.
• Participation éventuelle à la gestion d’une régie de recettes, en fonction des besoins du département ou laboratoire.
• Gestion des missions et indemnités : Organiser et suivre les missions (ordres de mission, réservations, validation).
• Traiter les indemnités et vérifier la conformité des pièces.
• Assurer les règlements accessoires liés aux déplacements professionnels.
• Appui au pilotage administratif du département/laboratoire : Appuyer la direction dans la gestion logistique, budgétaire et administrative.
• Participer à la préparation des besoins, au suivi des projets, à la commande publique.
• Fournir des tableaux de bord budgétaires et contribuer à l’analyse des données.
• Être force de proposition pour optimiser la gestion.
• Procédures, réglementation et travail en réseau : Appliquer les procédures financières internes et nationales, suivre les évolutions réglementaires, participer à l’harmonisation des pratiques entre gestionnaires.
• Travailler en lien étroit avec la direction (RAC et les chefs de pôle), la DAF, l’agence comptable et les collègues du pôle.
• Gestion administrative et RH locale : Interface avec les services RH de l’établissement pour la remontée de données ou la transmission de pièces.
• Coordination et logistique : Réservation et préparation de missions, saisie des ordres de mission et suivi des pièces justificatives, appui à la mise à jour des documents internes (livret de rentrée, fiches de procédure, guides d’accueil).

Profil recherché

• Être rigoureux et faire preuve d’un grand sens de l’organisation et de la polyvalence.
• Avoir le sens de l’accueil et le goût du relationnel, avec une attitude professionnelle envers les usagers internes et externes.
• Savoir s’adapter aux évolutions des outils, des procédures et de l’organisation du travail ; faire preuve de souplesse face aux contraintes du calendrier de gestion.
• Anticiper les besoins, planifier ses actions et prioriser les tâches dans un environnement aux échéances multiples.
• Savoir rendre compte, formuler des propositions pertinentes et alerter en cas de difficulté ou d’anomalie constatée.
• Faire preuve de disponibilité, de réactivité et du sens de la discrétion, notamment en matière de données personnelles, financières ou stratégiques.
• Respecter la confidentialité des informations traitées dans le cadre professionnel.
• Travailler en coopération au sein d’une équipe et entre services, en contribuant activement au bon fonctionnement collectif.
• S’impliquer dans l’actualisation de ses connaissances professionnelles : s’informer, se former, assurer une veille réglementaire et technique.
• Faire preuve de fiabilité et d’engagement dans les missions confiées, même sous contrainte de temps ou de charge élevée.
• Connaissance de l’Université, et de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.

Conditions de travail

Poste ouvert aux agents titulaires en détachement et contractuels (CDD de 12 mois renouvelable). 38 h 35 hebdomadaire, 52 jours de congés payés par an.

Remboursement de 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile‑travail. Politique de formation interne développée. Jusqu’à 2 jours de télétravail/semaine (après validation de la période d’essai et selon le poste). Poste basé sur le site de Neuville à pourvoir dès que possible.

Rémunération

Selon expérience ; grille de la fonction publique d’État (Catégorie B) : entre 1 700 € et 1 950 € net par mois.

Type de contrat

CDI – 12 mois (durée de travail : 35 h/semaine, travail en journée).

Expérience

• Débutant accepté.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié.

Employeur

L’Institut des Sciences et Techniques compte 5 300 étudiants répartis sur 3 sites (St Martín, Neuville et Gennevilliers). Il propose une offre de formation diversifiée et de qualité, soutenue par des équipes de recherche en phase avec l’industrie.