Gestionnaire Administratif et Financier (F/H)

RESPONSABILITÉS :

Mission 1 : Organisation et tenue du secrétariat
Activités :
- Assure l'accueil téléphonique et physique des entreprises, des usagers et du personnel (prise de rendez-vous, filtrage téléphonique, premier niveau de renseignements)
- Assure le traitement et le suivi des courriels et des courriers.
- Organise, actualise et centralise les dossiers du service.
- Etablit les convocations pour les différentes réunions et commissions assurées par le service
- Rédaction des arrêtés le cas échéant
- Assure la préparation des actes règlementaires (arrêtés, décisions, délibérations, ...) en lien avec le chef de service et les techniciens concernés
- Assure le suivi logistique des déplacements, la préparation et le suivi des réunions et des conférences téléphoniques
Mission 2 : Gestion administrative et budgétaire
Activités :
- Rédaction des bons de commande, traitement de factures.
- Elaboration et suivi des pièces administratives pour l'exécution des marchés publics de la direction (ordres de services, actes de sous traitance, NOTI 6, PV de réception de travaux...)
- Relecture des pièces administratives et financières des marchés publics de la direction.
- Dispatche des factures.
- Réalise le suivi budgétaire en lien avec le RAF et le chef de service et la tenue des tableaux de bord de suivi financier et des marchés publics.
- Assure le classement et l'archivage des documents.
- Rédige les notes de service, comptes rendus et documents divers.
Mission 3 : Gestion et accueil du public
Activités :
- Assure l'accueil téléphonique et physique des entreprises usagers.
- Prend en note l'ensemble des réclamations faites au service par le public et y répond dans la mesure du possible et/ou transmet aux différents techniciens, chefs de services.
- Tenu du tableau « gestion des appels téléphoniques »
- Centralisation, suivi et gestion du logiciel de gestion des courriers.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances/diplômes :

- Secrétariat
- Comptabilité publique
- Connaissance parfaite des marchés publics
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
- Maîtrise des outils informatiques de diffusion (mailing, publipostage)
- Maîtrise des outils Internet

Compétences/qualités (savoir-faire) :

- Excellentes compétences relationnelles
- Maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistanat administratif
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Capacités à fonctionner de manière transversale
- Capacités à s'organiser
- Sens des responsabilités
- Sens du service public et du travail d'équipe
- Qualité rédactionnelle
- Discrétion professionnelle