GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF - ÉCOLE TRANSFORMATION PROJET ALLIANCE (H/F)
GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (F./H.) - ÉCOLE DE LA TRANSFORMATION HOSPITALIÈRE (E.
T.
H.) - PROJET ALLIANCE
Grade Grille de référence: ADJ ADM
Type de contrat: Contractuels acceptés
Pourcentage d'activité: 100%
IDENTIFICATION DU POSTE :- Service / unité / département : Ecole de la Transformation Hospitalière
- Site / localisation : CHU de Montpellier, site principal
- Quotité de travail : 100%
- Catégorie / grade / statut : Adjoint administratif
- Type de contrat : CDD
- Rattachement hiérarchique : Cheffe de projet transformation ETH
- Lien fonctionnel : Equipe de l'École de la Transformation Hospitalière ; équipe de la DAM ; équipe de la formation continue, équipe du projet Alliance IA
- Encadrement exercé : aucun
CONTEXTE ET FINALITÉ DU POSTE :
Appui administratif au projet de l'école de la transformation hospitalière que ce soit dans la gestion administrative des formations que dans l'appui à l'organisation des process et évènements de la structure.
MISSIONS PRINCIPALES :
Gestion administrative ETH- Accueil, orientation, conseil et information aux personnes (agents, formateurs et usagers) sur les activités et le fonctionnement de l'ETH
- Réception et traitement des appels téléphoniques, des messages électroniques
- Appui à l'organisation des campagnes d'inscriptions, et des différents formats proposés au sein de l'ETH (Conférences, ateliers, formations, webinaires.)
- Secrétariat administratif du Chef de projet et de l'équipe projet ETH
- Contrôle de l'application de la réglementation et des règles RH propres à l'établissement dans le domaine de la formation pour les formations ETH
- Gestion administrative collective et individuelle des agents inscrits dans une formation du dispositif ETH
- Préparation et rédaction de courriers et/ou documents relatifs à son domaine d'activité (fiche de formation, convention, convocation, liste d'émargement)
- Renseignement et suivi de bases de données RH, tableaux de bord et autres tableaux de suivi pouvant inclure des données financières
- Suivi administratif et financier des actions de formation réalisées et/ou à réaliser (Plan de formation, sous-commission CSE, suivi des enveloppes)
- Préparation et mise en œuvre des procédures liées à la gestion des actions de formation de l'ETH
- Réalisation de bilans d'activité, suivi des indicateurs (nombre d'apprenants, suivi des cohortes)
- Traitement des questionnaires de satisfaction (QR Code, sphinx ou archivage papier)
- Contribution à la vente de formation : enregistrement des actions de formation dans FORMEISFC
o Commande et ouverture des sessions de formation
o Organisation : réservation de salle, matériels, préparation des sacs de goodies, réservation pour la restauration (traiteur CHU utilisation d'intranet ; si autre traiteur regarder le marché CHU ou réservation auprès d'un restaurateur)
o Suivi : diffusion, inscription, contrôle et envoi des conventions, envoi des convocations de formation, émargement, suivi de l'absentéisme, gestion annulation et/ou report
o Suivi du bilan financier dans tableaux de bord- Veille au respect des normes qualités Qualiopi (mise à disposition des pré /post-test, questionnaire de satisfaction, remise du pack formateur interne)
- Opérations comptables : envoi des conventions de formation, paiement des formateurs internes et/ou intervenants externes (M-RH), et paiement des heures dans EVP (Elément Variable de Paie -Excel) pour les intervenants externes, élaboration des titres de recettes pour facturation aux Etablissements extérieurs (PASTEL), remise du bordereau à la régie 44 de l'IFMS.
- Amplitude horaire : 7h30 dans la fourchette 8h - 18h
- Repos : samedi-dimanche
- Télétravail : Télétravail possible après six mois, selon exigences du projet
