Gestionnaire administratif du pôle support académique F/H

Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche, le pôle Support Académique assure la coordination entre les cycles de formation et prend en charge le suivi des dossiers scolaires de tous les étudiants, des services internes et des entités externes. Il gère également les bourses, exonérations, prêts et le conventionnement des formations.

Poste

Rattaché(e) au Responsable du pôle Support Académique, vous aurez pour rôle de gérer, au sein d’un front office, les dossiers administratifs et académiques des élèves de tous les cycles de formation, de l’inscription à la diplomation. Vous assisterez également le responsable dans le suivi des indicateurs de performance du pôle et dans la mise à jour des pages d’information du pôle.

Responsabilités principales

• Collecter les données et suivre les indicateurs d’activité en lien avec le responsable du pôle Support Académique ;
• Mettre à jour les pages intranet et Internet relatives au pôle ;
• Gérer les notes : collecter, vérifier et importer les notes en base de données, les publier en ligne pour l’ensemble des formations de l’École polytechnique.
• Instruire les demandes de vérification de diplômes des anciens étudiants sur requête d’organismes extérieurs, notamment les employeurs potentiels ;
• Organiser les enquêtes d’évaluation des enseignements auprès des élèves à l’issue de chaque enseignement ;
• Assister le/la responsable du pôle Support Académique dans le suivi de l’exécution des décisions des jurys ;
• Organiser l’archivage pérenne des notes et des diplômes ;
• Préparer les documents supports des jurys et conseils d’études ;
• Éditer et diffuser les relevés de notes, attestations de scolarité, d’assiduité et attestations intermédiaires de résultats ;
• Participer à l’inscription administrative des étudiants, établir et diffuser les attestations d’inscription ;
• Contribuer à l’édition des diplômes, suppléments aux diplômes et certificats.

Activités complémentaires

• Contribuer à la rédaction des procédures et modes opératoires nécessaires à la réalisation des missions ;
• Participer aux grands événements annuels de la direction de l’Enseignement, notamment l’organisation des cérémonies des diplômes.

Lieu et modes de travail

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement (catégorie B) ou par voie contractuelle.

Qualifications requises

• Diplôme de niveau bac+2 (scientifique, gestion, etc.) et première expérience dans la gestion administrative ;
• Expérience en démarche qualité serait un véritable plus ;
• Aptitude au service client et à travailler dans un contexte organisé et rigoureux ;
• Capacités d’analyse et de synthèse ;
• Maîtrise de l’anglais nécessaire (niveau C1).

Avantages

• 25 jours de congés + 18 RTT ;
• Télétravail selon le poste ;
• Remboursement du titre de transport : 75 % ;
• Services : restauration, bibliothèque, musée, service postal, coiffeur ;
• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuits ;
• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport ;
• Mutuelle prise en charge à 50 % ;

Rémunération

Fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l’expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

Engagement social

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.