Gestionnaire administratif - Chargà des assemblÃes H/F

Gestionnaire administratif - Chargé des assemblées H/F

Avec plus de 230 000 habitants et ses 96 km², Paris - Vallée de la Marne est la principale agglomération de Seine‑et‑Marne. Composée de 12 communes (Chelles, Pontault‑Combault, Champs‑sur‑Marne, Torcy, Roissy‑en‑Brie, Noisiel, Lognes, Vaires‑sur‑Marne, Émerainville, Courtry, Brou‑sur‑Chantereine et Croissy Beaubourg), elle est située est à moins de 30 mn de Paris et des aéroports de Roissy et Orly.

Le poste

Missions :

• En collaboration avec les autres gestionnaires du service Administration générale : suivi des actes (arrêtés, décisions du président, délibérations) et de l’organisation des instances (commissions, bureaux, conseils).
• Enregistrement informatisé et diffusion du courrier général.

Activités principales :

• Suivi des actes : contrôle des actes saisis par les services, vérification des dossiers, cohérence interne des pièces du dossier et externe avec actes existants, rédaction des dossiers de l'AG ; échanges avec les services et la hiérarchie sur corrections à apporter ; transmission pour validation des dossiers à la hiérarchie et aux élus ; convocation aux commissions, au bureau et au conseil (organisation en lien avec les assistantes des DGA, génération de l'ordre du jour et de la convocation, transmission des pièces aux élus) ; transmission pour signature des actes au Président ; transmission au contrôle de légalité ; diffusion et notification des actes ; suivi des documents contractuels inhérents aux actes (conventions, contrats, etc.) incluant suivi des signatures auprès des parties contractantes ; assistance au suivi de la séance du conseil ; rédaction, affichage et diffusion du procès‑verbal ; archivage papier et électronique ; tenue du registre des actes ; recherches d'actes.
• Enregistrement informatisé et diffusion du courrier général (papier et électronique) : scan et indexe le courrier, saisie du destinataire et des copies ; transmet l'ensemble du courrier papier aux appariteurs pour distribution.
• Remplacement ponctuel des agents d'accueil.

Le profil :

Qualités requises :

• Sens du service public
• Rigueur
• Sens de l'organisation
• Adaptabilité
• Aisance relationnelle
• Aisance informatique

Compétences :

• Culture territoriale et connaissances administratives liées aux actes des collectivités.
• Informatiques : bureautique et logiciels gestion du courrier, gestion des actes, transmission des actes au contrôle de légalité, aux élus, parapheur électronique.

Conditions d'emploi :

• Poste à temps complet : 37h30 sur 5 jours
• Au siège à Torcy
• Rémunération statutaire, CNAS, CET, restaurant d'entreprise, amicale du personnel, participation mutuelle, prévoyance.