Expertise en Outils de gestion financière (H/F)

L’objectif général de la mission est de proposer des outils de gestion financière (FIN) dans l’optique d’une meilleure performance globale du REFESP en matière de gestion administrative, financière et comptable.

Ces outils sont à identifier sur la base des documents de référence ci-après:

• Statuts de l’association
• Projet d’organigramme du Réseau (incluant le bureau exécutif avec ses attributions)
• Comité directoire, ainsi que des instances décisionnelles
• Fiches de mission des membres du bureau exécutif ;
• Règlement Intérieur (RI)
• Modèle économique du REFESP et ses annexes
• Extraits bancaires de l’association
• Suivi des cotisations
• Bilans financiers
• Règles applicables à une association loi 1901 de loi française

Il est à noter qu’il s’agit d’une petite association, sans salariés à ce stade, bénéficiant de subventions de la part de bailleurs français et internationaux pour la réalisation d’activités de coopération universitaire. Les outils identifiés doivent être adaptés à une petite structure, sans l’alourdir plus que nécessaire.

L'objectif spécifique est de concevoir et mettre en place des outils de gestion financière et comptable par:

• Le renforcement du processus de gestion comptable à travers la création d’un manuel de normes et procédures administratives et comptables
• La mise en place d’une procédure pour la gestion des notes de frais.

La mission se déroulera en plusieurs étapes :

• La revue d'outils de gestion financière et de procédures
• L'identification et sélection d’outils de gestion financière
• La mise à jour des procédures internes

A l'issue de cette première phase, selon les arbitrages retenus, soit sur l’acquisition ou l’adaptation d’une solution technique auprès d’un prestataire spécialisé, incluant le paramétrage des outils et un volet de formation des utilisateurs, soit sur le déploiement d’outils de gestion simplifiés et éprouvés (tableurs structurés, solutions associatives de gestion financière et administrative), largement utilisés par les organisations à but non lucratif pour assurer la traçabilité des opérations, le suivi budgétaire et le reporting financier, une seconde phase pourrait être intégrée.

La mission comprendra un second temps dédié à la mise en place opérationnelle des outils de gestion administrative, comptable et financière, en cohérence avec les procédures formalisées lors de la phase précédente. Cette étape visera à doter le REFESP d’outils fonctionnels, adaptés à sa taille, à son modèle économique et à ses capacités de gestion, permettant d’assurer un suivi rigoureux, sécurisé et conforme aux exigences des partenaires techniques et financiers.

Cette seconde étape constituera les actions suivantes:

• Identifier et mettre en place un outil de suivi comptable;
• Appuyer la mise en place de processus de planification budgétaire
• Concevoir un outil simple de contrôle de gestion, permettant un suivi analytique des activités, des emplois et des ressources
• Accompagner la responsable administrative et financière dans la prise en main des outils en préparation d’un audit financier prévu par un des financeurs de l’association fin septembre 2026.

Si la conception d'outil financier est formalisée, un temps dédié à la conception et la formation seront affectés.