[EDS] Gestionnaire de formation AI'Sorb

Le gestionnaire de formation assurera la gestion de trois diplômes en lien avec la Responsable de scolarité et relations entreprises.

Scolarité

• Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations aux étudiants.
• Gérer les plannings des enseignements et les réactualiser en tenant compte des contraintes des enseignants.
• Organiser et contrôler les Inscriptions Pédagogiques.

Gestion des examens

• Établir les plannings d'examen.
• Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens: reprographie des sujets, commande de copie.
• Superviser le déroulement des épreuves et en assurer la surveillance en cas de besoin.

Gestion des notes et résultats

• Saisie et vérification des notes.
• Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Arrêtés de jury et les Procès-Verbaux.
• Édition et délivrance des relevés de notes et des diplômes.
• Organiser la remise des diplômes et participer à la cérémonie de remise de diplômes si besoin.

Gestion des conventions de stage

• Contrôler les conventions de stage avant transmission pour signature.
• Gérer la remise à l'étudiant ainsi que l'archivage.
• Élaborer le suivi statistique et transmission au Service des Formations et de la Pédagogie.

Campagne de candidature

• Paramétrer la plateforme de candidature et transmettre les dossiers à la commission.
• Élaborer les Arrêtés des commissions d'examen des vœux et organiser la commission en collaboration avec les enseignants.
• Suivre et traiter les réponses, recours, refus, demandes hors délai et liste d'attente.

Gestion des enseignants vacataires sur OSE

• Envoyer les dossiers de candidatures aux enseignants vacataires.
• Contrôler les pièces justificatives reçues et s'assurer de la conformité avec la règlementation.
• Vérifier les services des enseignant.e.s avec les maquettes des diplômes.

Gestion financière

• Établissement des bons de commande et des ordres de missions.
• Appui à la collecte et suivi de la taxe d'apprentissage, au besoin.
• Gestion des dossiers de financement des élèves en formation continue et contrat de professionnalisation.

Compétences principales

• Bonne connaissance des domaines, formation initiale et formation continue dans l'ESR.
• Bonne connaissance de l'environnement et du fonctionnement d'une université.
• Maîtrise des procédures administratives et de l'offre de formation.
• Capacité à accompagner et conseiller les étudiants dans leurs démarches administratives et pédagogiques.
• Aptitude à travailler en lien étroit avec l'équipe pédagogique et l'équipe de direction de la formation.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Sens de l'organisation, rigueur et capacité d'adaptation.

Connaissances

• Capacité à hiérarchiser et à prioriser.
• Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs.
• Connaissance de la carte des formations, de la réglementation et des procédures.
• Connaissance des règlements de contrôle des connaissances.
• Connaissances générales des textes réglementaires relatifs à la gestion des ressources humaines dans la fonction publique.
• Connaissances générales des règles et techniques de la comptabilité publique.
• Connaissance approfondie des textes réglementaires applicables.

Compétences spécifiques

• Faire preuve de sens relationnel et d'écoute.
• Être réactif et organisé.

• Savoir appliquer les procédures internes.
• Maîtriser les techniques de rédaction d'un courrier administratif et d'une note d'information.
• Maîtriser les logiciels de gestion liés à la formation (APOGEE/Pegase, E-candidat, Ose, SIFAC, Hyperplanning, Formasup, Pstage etc.).
• Maîtriser la suite Office.