Directeur du Département Aide à l'enseignement F/H

Directeur-trice du Département Aide à l'enseignement

Université Paris Cité – PILEPS Pôle Logistique & Développement durable.

Résumé du poste

• Coordonner la gestion des espaces réservables
• Piloter la gestion fonctionnelle d’ADE, l’évolution des pratiques et de la transformation
• Produire des outils de synthèse et d’aide à la décision
• Former les utilisateurs

Présentation de la direction / structure d’accueil du poste

La PILEPS se compose d’une structure centrale définissant la politique globale et assurant la maîtrise d’ouvrage des opérations immobilières, ainsi que de structures délocalisées qui assurent la gestion dans le cadre de contrats de service avec les facultés et les composantes.

Descriptif des activités

Gestion des espaces réservables

• Élaborer et mettre en œuvre une stratégie en lien avec la gouvernance de l’établissement
• Accompagner la formalisation d’une politique de valorisation des espaces réservables dans les secteurs où les PEML ont été constitués
• Accompagner la mutualisation des salles de cours et de réunions
• Superviser la gestion des réservations hors enseignement dans les secteurs où les PEML ont été constitués
• Accompagner le déploiement du logiciel ADE sur l’ensemble des sites et composantes et, en parallèle, accompagner la diminution du nombre d’outils de réservation utilisés au niveau de l’Université
• Piloter la gestion fonctionnelle d’ADE
• Piloter l’assistance fonctionnelle du logiciel (réponse directe aux tickets ou délégation aux PEML ou à la DSIN)
• Organiser et animer la communauté des utilisateurs de l’outil (gestionnaires de plannings notamment)
• Dans le cadre de son domaine d’activité, animer les réunions d’information, les réunions de répartition des locaux
• Détermination des droits aux différentes catégories d’usagers (l’attribution effective sur l’outil étant gérée par la DSIN)
• Participer à l’intégration dans le SI de l’établissement
• Participer à la structuration de la base de données associée
• En s’appuyant sur les Directions Métiers (DSIN, DEFI, DGDRHO) s’assurer que les imports de données provenant des autres logiciels soient pertinents (APOGEE, SIHAM, SI Patrimonial) et correctement réalisés
• Structurer l’outil et homogénéiser la nature des données à compléter par les utilisateurs lors des réservations de créneaux
• Identifier les pratiques non conformes (réservations masquées de salles pour les évènements, …) et proposer des solutions correctives
• Assurer une veille sur les pratiques des autres établissements, sur les autres outils existants, identifier et proposer des pistes d’évolutions
• Mener les réflexions prospectives et proposer les évolutions de l’outil à l’usage (appel d’offres)

Produire des outils de synthèse et d’aides à la décision

• Proposer à la gouvernance des indicateurs et des outils d’aide à la décision permettant un pilotage stratégique des locaux proposés à la réservation (toute nature confondue) et permettre une optimisation de la gestion des salles de cours (incluant leur nombre et capacité) et une homogénéisation de la répartition des créneaux entre composantes (taux d’occupations, heures d’utilisation à comparer aux heures maquettes, …)
• Extraction depuis le logiciel des états d’occupation des locaux puis analyse

Former les utilisateurs

• Accompagner la formation des utilisateurs (plan de formation, contenu, …)
• Avec l’appui de la DGDRHO, former ponctuellement des gestionnaires en-dehors des sessions de formation de la DGDRHO

Connaissances

• Technique de conduite du changement
• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
• Méthodologie de conduite de projet
• Déploiement et exploitation d’un logiciel métier
• Connaissances générales sur la structuration des bases de données

Savoir-faire – Compétences opérationnelles

• Animer un réseau / un groupe
• Piloter un projet
• Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision
• Transmettre des connaissances
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir représenter l’établissement
• Assurer une veille
• Construire et faire vivre un dispositif d’évaluation de la performance

Savoir-être – Compétences comportementales

• Capacité de conceptualisation
• Capacité de prospective
• Capacité à développer une vision stratégique
• Sens du service à l’usager
• Sens relationnel et esprit d’équipe

Niveau de diplôme souhaité

Le cas échéant : Bac+5, Master, diplôme d’ingénieurs ou diplôme équivalent, Bac+8, Doctorat ou diplôme équivalent.

Cadre de l’offre d’emploi

Catégorie A – Personnel non enseignant (BIATSS). BAP J – Gestion et Pilotage. Corps IGR RF – Ingénieur de recherche. Emploi‑type REFERENS – Responsable de l’administration et du pilotage. Date de publication : 14/04/2026. Date souhaitée de prise de fonction : 01/06/2026. Localisation : Campus Grands Moulins (75013).