Coordonnateur·trice de scolarité (H/F)

Offre n° — Coordonnateur·trice de scolarité (H/F)

RESPONSABILITÉS

• Coordonner les activités de gestion de scolarité conformément aux impératifs administratifs et pédagogiques, en respectant les calendriers universitaires.
• Coordonner les 13 agents de scolarité, en collaboration avec les directions de département et la direction des études.
• Harmoniser les pratiques et contrôler la gestion pédagogique (contrats d’études, inscriptions pédagogiques, cohérence des bordereaux de notes).
• Former et accompagner les personnels sur les outils de scolarité (ADE, PEGASE) et fournir des conseils aux responsables de parcours et de département.
• Valider les heures des enseignants vacataires, générer les fiches d’activités prévisionnelles (FAP), suivre les fiches d’activités réelles (FAR) des enseignants-chercheurs.
• Participer aux comités de formation et élaborer avec le responsable PEGASE la stratégie de modélisation de l’offre de formation sur l'outil.
• Mettre en place les règlements, procédures et la politique de formation de l’école,  faire le lien entre la Direction des études et la DEVE.
• Assurer le respect des calendriers, des impératifs administratifs et pédagogiques, et veiller à l’adhésion aux procédures.

PROFIL RECHERCHÉ

• Savoirs :
  • Connaissance de la réglementation de la fonction publique.
  • Compréhension du fonctionnement de l’Université : ses statuts, ses missions.
  • Maîtrise de l’environnement juridique de l’étudiant (règlements de scolarité de Toulouse INP, de l'ENSEEIHT, règles générales de scolarité).
• Savoir‑faire :
  • Analyse de situations complexes, proposition d’améliorations.
  • Utilisation des logiciels de scolarité (ADE, PEGASE), intégration de nouveaux outils.
  • Rédaction, hiérarchisation des tâches, fixation des priorités.
  • Communication, analyse et tri d’information, gestion de la confidentialité.
  • Application de règlements, rendu de compte.
• Savoir‑être :
  • Disponibilité, écoute, diplomatie, gestion de l’agressivité.
  • Rigueur, méthodologie, force de proposition, prise d’initiatives.
  • Gestion du stress, tensions et conflits internes.
  • Implication dans un projet, travail en réseau, coordination inter‑équipes.
  • Intégration d’innovations et de réformes, respect de la confidentialité.
  • Esprit d’équipe, relationnel, partage d’information et de savoir‑faire, vulgarisation.
• Diplômes requis : Baccalauréat + 2 ans d’études.
• Expérience : Minimum 2 ans dans le domaine, expérience en management souhaitée.
• Expérience débutante acceptée.
• Qualification : Employé qualifié.

CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE

• Respect des échéances du calendrier universitaire et des impératifs administratifs.
• Charges de travail intenses pendant les jurys et les périodes de rentrée universitaire.
• Accueil récurrent de nouveaux personnels à former chaque année.
• Gestion permanente d’urgences tout en menant des missions de fond.

STATUT ‒ TYPE DE CONTRAT

• Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD fin au 31/08/2027).
• Durée du contrat : 12 mois.
• Temps de travail : 35 h/semaine, travail en journée.

CATEGORIE

• A ASI – BAP J.

REMUNERATION

• Titulaire : Grille indiciaire + IFSE de Toulouse INP.
• Contractuel : Grille indiciaire ASI INM 376 et ancienneté (entre 1850,97 € et 2530,31 €) + Prime mensuelle de 200 €.
• Avantages : Frais de transports en commun pris en charge à 75 %, 51 jours de congés payés annuels pour un temps plein.

INSTITUT NATIONAL POLYTECHNIQUE DE TOULOUSE (Toulouse INP)

• 6 grandes écoles d'ingénieurs, près de 7000 étudiants.
• Domaines : agronomie, chimie, matériaux, procédés, génie industriel, électronique, hydraulique, informatique, télécommunications, mécanique, sciences vétérinaires, météorologie et climat.
• Site exécutant les activités : l'ENSEEIHT.