COORDINATEUR(TRICE) EVENEMENTIEL CDI H/F - ALTEZZA HÔTEL

Véritable chef d'orchestre des groupes et événements, vous accompagnez chaque client de la confirmation de sa réservation jusqu'à son départ. Vous coordonnez l'ensemble des services de l'hôtel afin de garantir une expérience fluide, personnalisée et conforme aux standards de qualité. Vous anticipez les besoins, organisez chaque prestation avec rigueur, développez les ventes additionnelles et veillez à la satisfaction des clients.

Référent sur le terrain, vous fédérez les équipes autour d'un objectif commun : offrir une expérience client irréprochable. Chez nous, le sens du collectif est essentiel. Vous appréciez la polyvalence et n'hésitez pas à quitter votre bureau pour prêter main-forte aux équipes opérationnelles lorsque l'activité le nécessite.

Grâce à votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre aisance relationnelle, vous contribuez au succès des événements et participez activement au développement et à la performance de l'établissement.

Missions générales

• Organiser, planifier et garantir la mise en place de l'ensemble des prestations vendues (salles de réunion, hébergement, restauration, activités, prestations, etc.).
• Être l'interlocuteur privilégié du client entre la confirmation de la réservation et jusqu'à son départ.
• Contribuer à la satisfaction et à la fidélisation de la clientèle par la qualité de l'organisation, de l'accueil et du suivi.
• Optimiser les ventes additionnelles liées aux groupes et événements (restauration, pauses et apéritifs, activités, chambres supplémentaires, prestations...).
• Assurer un suivi administratif et comptable des dossiers événementiels.

Principales responsabilités

• Être attentif et prendre en charge les dossiers groupes dès leur confirmation.
• Organiser les rendez‑vous de préparation avec les clients afin de définir précisément leurs besoins.
• Élaborer les fiches de fonction et transmettre l'ensemble des informations aux services concernés.

Organisation et coordination événementielle

• Organiser les espaces de réception, de restauration et de réunion en collaboration avec les équipes opérationnelles.
• Collaborer avec responsables commerciaux, de réservation et de comptabilité.
• Anticiper les besoins des clients.
• Contrôler les confirmations, rooming lists, horaires, menus, plans de salle et demandes particulières.
• Participer au suivi de la facturation des événements en lien avec les services concernés.

Gestion des fournisseurs

• Identifier les prestataires adaptés aux besoins des événements.
• Négocier les meilleures conditions tarifaires tout en garantissant la qualité des prestations.
• Développer un réseau de partenaires fiables.

Développement commercial

• Proposer des solutions personnalisées répondant aux attentes des groupes.
• Participer à la mise en avant des offres événementielles de l'établissement.
• Contribuer à l'atteinte des objectifs de chiffre d'affaires liés aux groupes et événements.
• Effectuer un reporting régulier de son activité auprès de la Direction.

Management et coordination des équipes

• Organiser les réunions de préparation des événements lorsque cela est nécessaire.
• Accompagner les équipes.
• Participer à l'amélioration continue des procédures événementielles.
• Durant les périodes d'inter-saison, lorsque l'activité commerciale est réduite, le/la Responsable Commercial(e) participe activement au fonctionnement opérationnel de l'établissement.
• Faire preuve de polyvalence et de flexibilité en apportant son soutien aux différents services selon les besoins (réception, restauration, événements, logistique, mise en place, etc.).
• Participer aux préparatifs, aux installations et aux opérations nécessaires à la qualité de l'accueil et des prestations.
• Adopter un esprit d'équipe et une attitude proactive, en considérant que chaque collaborateur contribue à la réussite collective de l'établissement, quelle que soit sa fonction.

Type de contrat

Durée indéterminée

Lieu du travail

430 Mnt de Charmettoger, 73700 Bourg-Saint-Maurice, France