Coordinateur/trice des secrétariats médicaux et Responsable des archives et du DIM - H/F
Le Centre Hospitalier Chalon sur Saône William Morey est l’hôpital pivot du territoire Nord Saône et Loire et siège de la Communauté Hospitalière de Territoire Saône et Loire Nord-Morvan. Il tend à l’amélioration constante de la prise en charge des patients grâce à un travail interdisciplinaire, à des échanges de savoir-faire et de technicité.
Notre Établissement public met tous ses moyens humains, médicaux et techniques au service de la population du Territoire Nord Saône et Loire.
- 421 lits et places en Médecine, Chirurgie et Obstétrique
- 42 lits de convalescences à orientation gériatrique
- 270 lits d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes
- 1946 personnels hospitaliers, dont 260 personnels médicaux
Le Centre Hospitalier de Chalon c’est aussi un hôpital qui s’engage humainement et techniquement pour garantir l’égal accès de tous à une offre de soin optimale.
4 sites pour répondre aux besoins de tous : l’hôpital, les établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) de Chalon et de St Rémy, et l’IFSI-IFAS (école d’infirmiers et aides-soignants).
Le Poste
Coordinateur.trice des secrétariats médicaux et Responsable des archives et du DIM
Positionnement Hiérarchique
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Ressources Humaines, et sous l’autorité fonctionnelle du Chef de service du DIM ainsi que du Cadre supérieur du Pôle médicotechnique.
Missions
Organiser, coordonner et piloter l’ensemble des activités et des moyens humains, techniques et organisationnels relatifs aux secrétariats médicaux, aux archives médicales, et au Département d’Information Médicale (DIM), dans une logique d’optimisation des ressources, de qualité de service, de continuité d’activité et de conformité réglementaire.
Encadrer et animer des équipes pluri‑professionnelles, accompagner les évolutions organisationnelles et contribuer aux projets institutionnels.
Activités Principales
- Planification et coordination des activités des secrétariats médicaux, des archives et du DIM
- mise en adéquation des ressources humaines et des moyens en fonction de l’activité
- organisation et description des processus spécifiques aux secteurs
- gestion des aléas, dysfonctionnements et situations imprévues
- organisation et supervision des contrôles liés aux activités
- suivi opérationnel des activités et des projets
- gestion et élaboration des plannings
Management et Encadrement des Équipes
- encadrement de proximité et animation d’équipes pluri‑professionnelles
- coordination des référentes de pôles et des équipes archives/DIM
- évaluation des professionnels en lien avec les cadres et responsables médicaux
- gestion des situations difficiles et des conflits
- répartition de la charge de travail et optimisation des ressources
- accueil, intégration et encadrement des nouveaux professionnels, étudiants et stagiaires
- développement des compétences individuelles et collectives
Gestion des Ressources et des Compétences
- gestion des moyens humains, techniques, financiers et informationnels
- identification des besoins en formation et mise en œuvre des actions adaptées
- constitution et suivi des effectifs
- participation au recrutement et gestion d’un vivier de candidatures
- formation des professionnels aux outils, techniques et procédures
Information, Communication et Coordination
- animation de réunions, groupes de travail et instances de coordination
- organisation de la diffusion de l’information au sein des équipes
- communication avec les interlocuteurs internes et externes
- réalisation de rapports d’activité et de suivi
- conseil auprès des décideurs (Directions, ligne hiérarchique)
Gestion de la Qualité et Amélioration Continue
- contrôle et suivi de la qualité des prestations
- élaboration, mise en œuvre et évaluation des procédures et protocoles
- analyse des dysfonctionnements et mise en place d’actions correctives
- suivi des événements indésirables
- contribution à la démarche qualité institutionnelle
Pilotage de Projets
- définition, conduite et évaluation de projets dans son domaine d’activité
- participation à des projets transversaux et institutionnels
- coordination des acteurs impliqués
Activités Spécifiques aux Archives Médicales
- organisation du circuit de l’archivage et des conditions de conservation
- gestion de la collecte, du classement et de la communication des archives
- organisation des locaux d’archivage
- identification et gestion des fonds d’archives
- paramétrage et utilisation des outils et logiciels métiers
Profil Recherché
Compétences Managériales
- animer, mobiliser et fédérer des équipes
- gérer les conflits et les situations complexes
- évaluer et développer les compétences
Compétences Organisationnelles
- planifier, organiser et prioriser les activités
- optimiser les ressources en fonction des besoins
- structurer et formaliser des processus
Compétences Techniques
- maîtriser les outils bureautiques et logiciels métiers
- organiser, classer et exploiter des données et documents
- paramétrer les outils liés à son domaine
Compétences Transversales
- conduire des réunions et des projets
- communiquer efficacement avec différents interlocuteurs
- conseiller et accompagner la prise de décision
Conditions d'exercice
- Poste à temps plein
- Travail en repos fixe de jour, du lundi au vendredi