COORDINATEUR/TRICE DES SECRÉTARIATS MÉDICAUX ET RESPONSABLE DES ARCHIVES ET DU DIM - H/F

Coordinateur.trice des secrétariats médicaux et Responsable des archives et du DIM

Positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Ressources Humaines, et sous l’autorité fonctionnelle du Chef de service du DIM ainsi que du Cadre supérieur du Pôle médicotechnique.

Missions

Organiser, coordonner et piloter l’ensemble des activités et des moyens humains, techniques et organisationnels relatifs aux secrétariats médicaux, aux archives médicales, et au Département d’Information Médicale (DIM), dans une logique d’optimisation des ressources, de qualité de service, de continuité d’activité et de conformité réglementaire.

Encadrer et animer des équipes pluri-professionnelles, accompagner les évolutions organisationnelles et contribuer aux projets institutionnels.

Activités principales

Organisation et pilotage de l'activité

• Planification et coordination des activités des secrétariats médicaux, des archives et du DIM,
• Mise en adéquation des ressources humaines et des moyens en fonction de l’activité,
• Organisation et description des processus spécifiques aux secteurs,
• Gestion des aléas, dysfonctionnements et situations imprévues,
• Organisation et supervision des contrôles liés aux activités,
• Suivi opérationnel des activités et des projets,
• Gestion et élaboration des plannings.

Management et encadrement des équipes

• Encadrement de proximité et animation d’équipes pluri-professionnelles,
• Coordination des référentes de pôles et des équipes archives/DIM,
• Évaluation des professionnels en lien avec les cadres et responsables médicaux,
• Gestion des situations difficiles et des conflits,
• Répartition de la charge de travail et optimisation des ressources,
• Accueil, intégration et encadrement des nouveaux professionnels, étudiants et stagiaires,
• Développement des compétences individuelles et collectives.

Gestion des ressources et des compétences

• Gestion des moyens humains, techniques, financiers et informationnels,
• Identification des besoins en formation et mise en œuvre des actions adaptées,
• Constitution et suivi des effectifs,
• Participation au recrutement et gestion d’un vivier de candidatures,
• Formation des professionnels aux outils, techniques et procédures.

Information, communication et coordination

• Animation de réunions, groupes de travail et instances de coordination,
• Organisation de la diffusion de l’information au sein des équipes,
• Communication avec les interlocuteurs internes et externes,
• Réalisation de rapports d’activité et de suivi,
• Conseil auprès des décideurs (Directions, ligne hiérarchique).

Gestion de la qualité et amélioration continue

• Contrôle et suivi de la qualité des prestations,
• Élaboration, mise en œuvre et évaluation des procédures et protocoles,
• Analyse des dysfonctionnements et mise en place d’actions correctives,
• Suivi des événements indésirables,
• Contribution à la démarche qualité institutionnelle.

Pilotage de projets

• Définition, conduite et évaluation de projets dans son domaine d’activité,
• Participation à des projets transversaux et institutionnels,
• Coordination des acteurs impliqués.

Activités spécifiques aux archives médicales

• Organisation du circuit de l’archivage et des conditions de conservation,
• Gestion de la collecte, du classement et de la communication des archives,
• Organisation des locaux d’archivage,
• Identification et gestion des fonds d’archives,
• Paramétrage et utilisation des outils et logiciels métiers.

Profil recherché

Compétences (Etre capable de)

Compétences managériales

• Animer, mobiliser et fédérer des équipes,
• Gérer les conflits et les situations complexes,
• Évaluer et développer les compétences.

Compétences organisationnelles

• Planifier, organiser et prioriser les activités,
• Optimiser les ressources en fonction des besoins,
• Structurer et formaliser des processus.

Compétences techniques

• Maîtriser les outils bureautiques et logiciels métiers,
• Organiser, classer et exploiter des données et documents,
• Paramétrer les outils liés à son domaine.

Compétences transversales

• Conduire des réunions et des projets,
• Communiquer efficacement avec différents interlocuteurs,
• Conseiller et accompagner la prise de décision.

Conditions d'exercice

• Poste à temps plein,
• Travail en repos fixe de jour, du lundi au vendredi.