Coordinateur(trice) Administratif(ve) de Chantier - CDIC

English Version

• The Project Site Coordinator assists the Site Manager and the site team in all administrative tasks, supporting a structured and well‑organized site office, implementing all approved business and project processes, and enabling site resources to focus on their core competencies.
• The Project Site Coordinator maintains a comprehensive overview of all processes and assets within the office and on site, identifying waste or non‑value‑added activities and supporting the optimization of operations within their scope of responsibility.
• The Project Site Coordinator reports hierarchically to the Site Manager during assignment to a specific construction site, and functionally to the Head of C&C Site Support.
• The role of Project Site Coordinator may be combined with the Site Document Controller position and/or the Site Logistic Coordinator position depending on the workload and needs of the project.

Poste ouvert en CDIC, basé 5 jours/7 sur le site de Cubnezais

L’opportunité

• Le/La Coordinateur(trice) Administratif(ve) de Chantier assiste le/la gestionnaire de site ainsi que l’ensemble de l’équipe chantier dans toutes les tâches administratives. Il/Elle contribue à maintenir un bureau de chantier structuré et organisé, applique les processus opérationnels et projets approuvés, et permet ainsi aux équipes techniques de se concentrer sur leur cœur de métier.
• Le/La Coordinateur(trice) de Chantier garde une vision d’ensemble des processus et ressources du site, identifie les activités à faible valeur ajoutée et optimise les opérations dans son périmètre de responsabilité.
• Il/Elle rapporte hiérarchiquement au Site Manager du projet auquel il/elle est affecté(e), et fonctionnellement au Responsable du Support de Chantier C&C.
• Ce rôle peut être combiné, selon la charge de travail, avec celui de Document Controller de Site et/ou de Coordinateur Logistique de Site.

Votre impact

• Recueillir, organiser et administrer les rapports d’avancement.
• Contribuer à la création de présentations (avancement, site, projet, gestion).
• Participer aux réunions, rédiger et diffuser les comptes rendus, assurer le suivi des actions.
• Réaliser ou coordonner l’intégration de chantier, et accompagner les nouveaux/nouvelles employé(e)s.
• Suivre les feuilles de temps et les heures de travail du personnel ; tenir un historique (tableaux, graphiques) et le partager avec les départements concernés.
• Maintenir un registre actualisé du personnel Hitachi présent sur site.
• Apporter un soutien à l’équipe site pour tout besoin de reporting.
• Mettre en œuvre les processus opérationnels et participer à l’amélioration continue.
• Identifier et éliminer les activités sans valeur ajoutée.
• Tenir à jour les registres, bases de données, systèmes de classement et archives (papier et électronique).
• Effectuer diverses tâches administratives générales et assurer un remplacement en cas d’absence ou de surcharge de travail.
• Organiser ou coordonner la traduction de documents.
• Suivre la situation des livraisons.
• Gérer les envois et réceptions de colis.
• Administrer les logements, véhicules de site et le transport local.
• Administrer les bureaux et installations du site.
• Présenter aux nouveaux/nouvelles arrivant(e)s les processus administratifs et routines du chantier.
• Entretenir des contacts réguliers (selon autorisation) avec les fournisseurs et sous‑traitants locaux (ménage, sécurité…).
• Contrôler les fournitures de bureau et la disponibilité des EPI visiteurs.
• Coordonner l’organisation des déplacements du personnel et des visiteurs avec les services mobilité et les responsables construction/commissioning.

Votre profil

Formation : Bac +2 / Bac +3 en Administration, Assistanat de gestion, Logistique, Gestion de projet, Support QHSE ou Support opérationnel.

Expérience : 2 à 5 ans d’expérience dans l’un ou plusieurs des domaines suivants :

• Administration de chantier
• Coordination / support projet
• Gestion du bureau de site
• Logistique et gestion documentaire
• Support aux équipes construction / commissioning / engineering
• Une expérience dans un environnement construction / énergie / EPC / industriel est un atout important.

Langues : Français et Anglais : bon niveau requis (échanges avec équipes internationales, fournisseurs, visiteurs).

En savoir plus sur nous

• Nous offrons un environnement international inspirant, engagé dans la transition énergétique.
• Nous menons des projets à forte valeur ajoutée, au cœur des enjeux industriels et technologiques.
• Nous accompagnons votre développement professionnel grâce à la formation, à la mobilité interne et internationale.
• Nous valorisons une culture d’entreprise collaborative et inclusive, axée sur l’innovation.
• Nous proposons des avantages attractifs : rémunération compétitive, options de travail flexibles, hybrides ou à distance.

The Opportunity

• The Project Site Coordinator assists the Site Manager and the site team in all administrative tasks, supporting a structured and well‑organized site office, implementing all approved business and project processes, and enabling site resources to focus on their core competencies.
• The Project Site Coordinator maintains a comprehensive overview of all processes and assets within the office and on site, identifying waste or non‑value‑added activities and supporting the optimization of operations within their scope of responsibility.
• The Project Site Coordinator reports hierarchically to the Site Manager during assignment to a specific construction site, and functionally to the Head of C&C Site Support.
• The role of Project Site Coordinator may be combined with the Site Document Controller position and/or the Site Logistic Coordinator position depending on the workload and needs of the project.

How You’ll Make An Impact

• Collect, organize, and administrate progress reports.
• Support the creation of progress, site, project, and management presentations.
• Attend meetings; take and distribute minutes, and track the progress of assigned action items.
• Perform or coordinate site onboarding and provide guidance to new employees arriving to work on the construction site.
• Track site personnel timesheets and working hours; maintain historical records using tables and charts and share with the relevant business departments.
• Maintain an up‑to‑date record of Hitachi personnel present on site.
• Support the site team with various reporting needs as required.
• Implement business processes and collaborate with team members in the continuous improvement of processes and procedures to maximize efficiency and effectiveness.
• Identify and eliminate waste or non‑value‑added activities within the area of responsibility.
• Maintain records, databases, filing systems, and archives in both electronic and hard‑copy formats.
• Perform general administrative duties and provide backup support for colleagues in case of sickness, absence, or workload peaks.
• Coordinate or arrange document translation when needed.
• Maintain an updated record of delivery status.
• Send and receive packages and parcels.
• Manage living quarters.
• Manage site vehicles and local transportation.
• Manage site offices and facilities.
• Introduce personnel to administrative processes and site routines.
• Maintain regular, authorized contact with local suppliers and contractors, including housekeeping and security services.
• Control office supplies and ensure availability of visitors’ Personal Protective Equipment (PPE).
• Coordinate travel arrangements for site personnel and visitors in collaboration with home‑office Business Mobility Coordinators, Travel Coordinators, and Project Construction and Commissioning Managers.

Your background

Education; Bac +2 / Bac +3 (equivalent to Associate’s or Bachelor’s level) in Administration, Office Management, Logistics, Project Management, QHSE Support, or Operational Support.

Experience: 2 to 5 years of experience in one or more of the following areas:

• Construction site administration
• Project coordination / project support
• Site office management
• Logistics and document control
• Support to construction / commissioning / engineering teams
• Experience in construction, energy, EPC, or industrial environment is a strong advantage.

Languages: French and English: Good working level required (interactions with international teams, suppliers, visitors).

More About Us

• We offer an inspiring international environment committed to the energy transition.
• We deliver high value‑added projects at the core of major industrial and technological challenges.
• We support your professional development through training, internal mobility, and international opportunities.
• We foster a collaborative and inclusive company culture focused on innovation.
• We provide attractive benefits, including competitive compensation and flexible, hybrid, or remote working options.

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