Coordinateur des secrétariats médicaux (H/F)

Statut : Titulaire, CDI, CDD

Grade : Adjoint des cadres hospitaliers ou Attaché d'administration hospitalière Catégorie : A ou B

Organisation du travail :

• Poste à temps plein
• Horaires : Forfait jour. 25 CA et 13 RTT
• Repos fixe
• Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service.

Rattachement au (à la) directeur(trice) des ressources humaines non médicales et des relations sociales.

Encadre hiérarchiquement les secrétaires médicaux(ales).

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

• Médecins pour l'évaluation des besoins et le recueil des attentes
• Directions fonctionnelles pour la gestion des ressources humaines et matérielles
• Bureau des admissions, Direction des systèmes d'information, Département d'information médicale pour le traitement des données médico-administratives
• Archivistes

Les missions ci-dessous correspondent au périmètre d'intervention des secrétariats médicaux encadrés par le (la) coordinateur(trice).

• Accueillir et informer les patients, les familles et les correspondants médicaux, en présentiel ou par téléphone
• Assurer la gestion administrative des dossiers patients : création, mise à jour, classement et archivage
• Saisir et mettre en forme les comptes rendus médicaux, courriers, certificats et autres documents cliniques
• Planifier les rendez-vous, consultations, examens ou interventions, en lien avec les équipes médicales et paramédicales
• Coordonner la transmission des informations entre les différents services de soins, le plateau technique et les structures externes
• Gérer la facturation et la codification des actes en lien avec le service administratif et le PMSI
• Veiller au respect des règles de confidentialité, de traçabilité et des procédures institutionnelles
• Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation du secrétariat et à la qualité de la prise en charge des patients

Missions spécifiques du poste

• Missions principales

o Organiser, planifier et superviser l'activité des secrétariats médicaux du ou des services concernés

o Veiller à la qualité, la fiabilité et la continuité du traitement administratif des dossiers patients

o Harmoniser les pratiques professionnelles et les outils utilisés par les secrétariats

o Assurer l'interface entre les équipes médicales, paramédicales, administratives et les usagers

o Contribuer à l'optimisation des circuits de communication et à la fluidité du parcours patient