Coordinateur Admission (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Nous recrutons au sein de la Direction des Opérations Administratives, un Coordinateur Admission F/H sur le campus de Paris. Véritable premier relais opérationnel du service Concours et Inscriptions Administratives sur ce campus, vous jouerez un rôle central dans la réussite des périodes d'admissions et de rentrée, à fort enjeu institutionnel et réputationnel pour l'Ecole.

Vous serez rattaché(e) au Responsable Concours et Inscriptions Administratives, et travaillerez au sein d'une équipe d'une douzaine de collaborateurs répartis sur les quatre campus de l'école. Votre action s'inscrit dans une logique de service, de rigueur et d'amélioration continue.

Missions principales

• Organisation des épreuves d'admissions sur concours
  • Garantir les conditions de réussite des opérations de sélection des futurs étudiants, en partenariat avec les Banques d'Épreuves et la Direction des Programmes dans le respect des règlements concours et des exigences de Parcoursup.
  • Piloter l'organisation logistique des épreuves écrites : planification, réservation des salles, gestion des sujets, surveillance, conformité réglementaire.
  • Organiser les épreuves orales (planning, convocations, accueil) pour les candidats et les jurys, en coordination avec les équipes Développement Commercial, Programmes, Faculté, Diplômés et Relations Entreprises.
  • Assurer l'accueil et la prise en charge des jurys internes et externes.
  • Mettre en place un contrôle qualité régulier sur les évaluations avant leur publication, en veillant à la fiabilité et à la traçabilité des données.
• Gestion des inscriptions administratives
  • Administrer les dossiers d'inscription des étudiants primo-entrants (population françaises et internationales) : contrôle des pièces justificatives, validation des prérequis académiques, suivi des étapes d'inscription.
  • Accompagner les étudiants dans la constitution et le suivi de leur dossier, avant et après leur rentrée, en lien avec les services Comptabilité, Alternance et Programmes, dans le respect des délais fixés.
  • Piloter, en tant que référent Paris, l'organisation des rentrées administratives sur le campus.
  • Produire un reporting régulier sur l'avancement du traitement des dossiers et alerter en cas de risque ou d'anomalie.
• Coordination front office / back office
  • Coordonner les opérations administratives avec les services du front office du campus de Paris afin de garantir une expérience étudiante fluide et cohérente.
  • Identifier les points de friction dans les démarches administratives et être force de proposition pour améliorer les processus et les outils.
  • Contribuer à l'harmonisation des pratiques entre campus dans une logique de continuité de service.
• Contribution à la gestion de la scolarité
  • Veiller à la qualité et à la fiabilité des données pédagogiques et scolaires des apprenants dans le Système d'Information Scolarité.
  • Participer à la préparation et à l'organisation des Remise de Diplômes sur Paris.
• Participation à la gestion des examens surveillés
  • Contribuer au bon déploiement des examens surveillés en coordination avec les équipes Planification et Scolarité.
  • Assurer le relais ou le remplacement sur cette activité selon les besoins opérationnels.

Profil recherche et compétences métier

• De formation Bac+3 à Bac+5 dans le domaine de la gestion, l'administration ou relation client.
• Capacité à travailler en équipe, à distance et en transversalité.
• Connaissance des processus Parcoursup et/ou Banques d'Epreuves appréciée.
• Anglais niveau C1 souhaité, B2 exigé.

Soft skills

• Orientation service client.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Autonomie et prise d'initiative.