Coordinateur administratif de pôle pédagogique (H/F)

Contexte de travail
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny
Composante / Service : IUT de Bobigny /Département MMI
Composition du service (effectifs) : 3
Fonction d'encadrement : Oui - 2 gestionnaires
Rattachement hiérarchique : Directrice Administrative de l'IUT B
Description du poste : missions et activités
1) Encadrement direct et animation des secrétariats pédagogiques du département
2) Gestion administrative du département
3) Organisation des formations
4) Organisation des procédures de gestion des étudiants et suivi des étudiants
5) Coordination pédagogique et veille qualité relative à la démarche pédagogique
Et missions associées :
- Mission d'interface auprès de la direction de l'IUT, du service de la communication, du service de la scolarité administrative du campus de Bobigny
- Participation aux instances du département ainsi qu'aux réflexions visant à améliorer et à promouvoir la qualité des activités du département
- Participation aux instances de direction de l'IUT
- Mission de représentation du chef de département en tant que de besoin
Le coordinateur administratif de pôle pédagogique assure une mission de coordination administrative et pédagogique entre les étudiants, les enseignants, le chef du département, les secrétaires pédagogiques et les autres services de l'IUT. Il ou elle joue un rôle essentiel en tant qu'interface administrative/pédagogique du département et assiste le chef de département dans sa mission de direction du département. Participant au pilotage et à la mise en œuvre des axes pédagogiques du département, il doit posséder un goût particulier pour l'univers pédagogique et savoir coopérer avec un responsable fonctionnel enseignant tout en relevant d'une responsabilité hiérarchique administrative.
Le périmètre des activités s'étend de la phase d'admission des candidats à la délivrance du diplôme et au suivi du devenir des diplômés. Les missions sont réalisées sous l'autorité du directeur administratif et financier de l'IUT et sont déclinées selon les orientations pédagogiques définies par le chef de département. Elles nécessitent un travail en équipe et en étroite collaboration avec le chef de département.
Missions Activités
1) Encadrement direct et animation des secrétariats pédagogiques du département
Pour la réalisation de l'ensemble de ses missions, la coordinatrice administrative de pôle pédagogique du département MMI est entourée d'une équipe de 2 gestionnaires pédagogiques dont elle organise et coordonne le travail. Elle leur délègue une partie des activités dans le respect des règles propres à la délégation.
2) Gestion administrative du département
Activités exercées en propre
- Elaboration du calendrier des activités du département
- Participation au suivi des charges pédagogiques : prévision de la charge (enseignements et référentiel), suivi de l'exécution
- Suivi de la réalisation du service des enseignants permanents du département
- Gestion des intervenants extérieurs : organisation de leur recrutement et de la gestion de leur service, veille sur les besoins en recrutement et les règles de gestion des recrutements
- Participation aux instances de direction de l'IUT (commission pédagogique, comité de direction)
- Référent « communication » du département auprès du service de la communication de l'IUT
3) Organisation des formations
Activités exercées en propre
- Élaboration des emplois du temps des formations, des enseignants et de l'occupation des salles à partir de la répartition des services définie par l'équipe pédagogique
- Organisation des examens et des jurys (en collaboration avec les secrétariats pédagogiques)
- Participation à l'élaboration des modalités du contrôle continu des connaissances et responsabilité de leur publicité auprès des étudiants
- Suivi et mise en œuvre des décisions des commissions
- Modifications des emplois du temps