CHEF DU SERVICE ORGANISATION ET RELATIONS USAGERS (F/H)

Réf. ARDENNE METROPOLE/

Collectivité Ardenne Métropole

Cadre d'emploi Attachés Territoriaux

Type d'emploi Emploi permanent

Type de temps de travail Temps complet

Localisation du poste CHARLEVILLE-MÉZIÈRES

Présentation de la collectivité

Au sein d’un territoire accueillant et attachant, riche de par son patrimoine et sa vitalité, Ardenne Métropole jouit d’une grande attractivité transfrontalière. Se situant à deux heures de Paris, Bruxelles et Luxembourg, Ardenne métropole, qui compte 122 000 habitants, est la troisième communauté d’agglomération du Grand Est et premier investisseur public des Ardennes.

Contexte du poste

Le chef du service organisation et relations usagers accompagne l’ensemble des services « métiers » des directions DCE et DZD dans l’exercice de leurs missions et de leurs objectifs en tant que ressource et support administratif. Il assure la bonne gestion administrative et financière des directions. Son action est d’assurer les liens et transmissions bidirectionnels entre les services des DCE & DZD eux-mêmes et entre la DCE & DZD et les services ressources d’Ardenne Métropole (DMRH, Finances, Juridique, Achats, Informatique et Communication).

Missions principales

Gestion budgétaire et comptable :

• Préparation et suivi de l’exécution des budgets des services
• Prise en charge des commandes et factures en dépenses et suivi, en lien avec les services concernés, des dossiers de demandes de subvention auprès des organismes tiers impliqués

Assister les services opérationnels dans le cadre des procédures d'achat :

• Garantir l’assistance des services opérationnels dans la préparation et l’utilisation des outils de commande publique
• Faire établir les bons de commande
• Assurer la bonne exécution des différentes phases des procédures de commande publique
• Procéder à la préparation de la liquidation des pièces comptables par la Direction des Finances
• Interface directe avec la DMRH et les agents
• Planification des renouvellements de contrats avec les procédures afférentes
• Organisation des recrutements
• Encadrement, suivi et évaluation du personnel rattaché au service SORU (pole administration, pole gestion de la relation usagers, suivi des subventions, gestion du parc véhicules) soit une trentaine d’agents

Assemblées :

• Planification des dossiers présentés dans les instances et assistance aux services
• Inscription aux ordres du jour et rappel des échéances
• Aide à la rédaction des délibérations et prise en charge de la finalisation des documents
• Vérification des points essentiels de validité juridique
• Organisation, suivi et contrôle comptable et budgétaire de la facturation et des recettes

Supervision de l’ensemble de gestion de la relation Usagers :

• Accueiller téléphoniquement et physiquement, relations avec les abonnés & usagers, réponses aux demandes formulées par les abonnés ou les élus pour les abonnés

Missions complémentaires

Mise en place de la TEOMi :

• En lien avec la direction des finances et avec le chargé de mission TEOMi, préparer le nouvelles modalités d’application de la fiscalité relative aux déchets (élaboration annuelle des parts variables relatives à la Taxe d’enlèvement des ordures ménagères qui devront figurer sur les avis d’impôts fonciers des propriétaires du territoire)

Conditions particulières d'exercice

• Travail de bureau comportant aussi des déplacements en extérieur, sur des sites d’exploitation ou dans le cadre de rendez-vous professionnels
• Travail d’encadrement d’agents administratifs affectés au sein de différentes unités opérationnelles de la direction
• Profil des horaires variables ouvrant droit à des récupérations de temps de travail
• Travail en semaine ouvrée normale du lundi au vendredi
• Moyens matériels : ordinateur portable, smartphone professionnel, poste de travail dédié en bureau individuel non partagé
• CNAS / Tickets restaurant / Amicale du personnel (pour les titulaires de la fonction publique)