Chargé.e de projet événementiel (stage)

1. Contexte

A. L’association

Les Boîtes à Vélo France, fondée en février 2019, est l’association rassemblant les professionnels à vélo, leurs collectifs locaux et les professionnels de la filière vélo utilitaire. Son objectif est de promouvoir et de généraliser l’usage du vélo et du vélo-cargo pour les entreprises, comme moyen de déplacement professionnel. L’association porte également la Fédération Professionnelle de Cyclologistique et est composée d’un réseau de 14 associations locales.

Les missions fixées à l’association nationale sont notamment : le plaidoyer pour les cyclomobilités professionnelles, l’accompagnement des collectivités et des entreprises à la transition vers le vélo-cargo et la production de connaissances liées à ce mode de déplacement émergent.

B. Le Congrès

Le Congrès des Boîtes à Vélo - France est un évènement biennal qui vise à réunir l’ensemble des adhérents nationaux de l’association pour y tenir son Assemblée Générale, ainsi que des partenaires extérieurs de l’écosystème vélo au sens large (associations connexes, organismes consulaires, collectivités, entreprises, institutions, etc.).

Le 4 e Congrès aura donc lieu les 2 et 3 juillet 2026 au Point Fort d’Aubervilliers.

Deux jours pour découvrir, débattre, se projeter et célébrer les cyclomobilités professionnelles : Le rendez-vous national incontournable de notre réseau, qui rassemble professionnel.les, collectivités, élu.es, acteurs de la mobilité durable et grand public.

• Plus de 600 participant.e.s attendu.e.s (dont la moitié d’adhérent.es) autour de conférences, ateliers, animations, temps festifs et conviviaux
• Plusieurs espaces d’exposition sur 1000m : filière vélo utilitaire, entrepreneur.es francilien.nes, vélos restaurants et partenaires

2. Objectifs et missions du poste

Le.la stagiaire chargé.e de projet événementiel aura pour mission de coorganiser le 4e Congrès des Boîtes à Vélo France.

• Co-animation des réunions de suivi (envoi des invitations, prises de notes, rédaction et envoi des comptes-rendus)
• Suivi budgétaire
• Identification, contact et suivi des prestataires (traiteur, imprimeur, vidéaste, etc.), partenaires (financeurs, prestataires média, etc.), invités (institutionnels, collectivités, associations amies, etc.)
• Co-conception et mise en place du programme : Village des exposants (fabricants vélos-cargo et accessoires), conférences, animations (course de vélos-cargo, etc.), assemblée générale de l’association, ateliers, etc.
• Gestion des inscriptions et suivi des inscrits
• Gestion de la logistique interne autour de l’événement : déplacements, hébergement, etc.
• Et les jour J : accueil des congressistes, gestion des prestataires, etc.
• A l’issue de l’événement : envoi d’un questionnaire de satisfaction, rédaction d’un compte-rendu (préconisations pour 5e Congrès)

La.le stagiaire chargé.e de projet événementiel exerce ses missions sous l’autorité de la cheffe de projet événementiel de l’association. Dans le cadre de ses missions, le.la stagiaire travaille également en collaboration avec les membres du bureau de l’association Les Boîtes à Vélo Paris Île-de-France.