Chargé(e) de programmes & scolarité - CDD (18 mois) (H/F)

Rattaché(e) à la Directrice du Département Shared Services, le/la chargé(e) de programmes et scolarité a un rôle de support administratif aux programmes. Il/elle réalise le suivi académique des étudiants/participants depuis leur admission jusqu'à l'obtention de leur diplôme.

Support aux programmes :

• Garantir la programmation et la mise en paiement des prestations d'enseignement selon les règles de gestion d'HEC recouvrant :
• Sharepad :

Création des offres de programme

Création des modèles et offres de cours

Demande de création intervenants

Création des plannings

Gestion des attributions

Pointage des activités

• SAP :

Demande de création fournisseur

Demande d'achat, impression et envoi de la commande à l'intervenant

Réception de la commande

Gérer la situation des engagements

• Notilus :

Enregistrement des notes de frais

Indicateurs et extractions de données : contribuer à alimenter les indicateurs d'activité et aux extractions de données.

Accueil et inscription:

• Gère l'inscription des étudiants/participants dans l'outil de gestion dédié (Sharepad)
• Créé les comptes réseau et messagerie
• Assure le suivi des dossiers et parcours des participants

Gestion administrative:

• Tient à disposition les données pour répondre aux différentes études

Relations internes et externes

• Travaille en collaboration avec d'autres services / entités

Formation Bac + 2 souhaitée

Anglais (niveau B2 minimum)

Capacité à travailler en équipe et en mode transversal

Très bon relationnel et sens du travail en équipe

Sens du service

Rigoureux et organisé

Autonomie et initiative

Flexibilité et disponibilité

Bonne maîtrise des outils informatiques Pack office

Une connaissance de Sharepad et de l'enseignement supérieur ou de la formation continue est un plus