Chargé-e de gestion des réservations et du suivi des missions

Chargé-e de gestion des réservations et du suivi des missions

Réf. Référence :

Employeur : Université Paris 8

Localisation : Université Paris 8

Date limite de candidature : 23/08/2026

• Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
• Nature du contrat CDD d'1 an
• Expérience souhaitée Non renseigné
• Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Management Non
• Télétravail possible Oui

Domaine : Finances publiques

Vos missions en quelques mots

Gestion des réservations de voyages et d'hébergement

• Accueillir les enseignants-chercheurs et effectuer une orientation simple vers les bonnes démarches et les options disponibles
• Réaliser les demandes de réservation de billets de transport et d'hébergement via la plateforme Globéo, en respectant les seuils tarifaires définis pour les nuitées
• Assurer la conformité des réservations avec les procédures et les règles applicables
• Transmettre les éléments de la réservation au Pôle Mission pour validation officielle
• S’assurer de la bonne exécution des réservations

Suivi administratif post-mission

• Assurer le suivi des demandes de remboursement suite aux missions
• Aider les ECs à constituer leur dossier de remboursement en vérifiant la complétude et la conformité des pièces justificatives
• Effectuer le service fait (SF) dans les délais impartis
• Transmettre les dossiers complets au Pôle Mission via OsTicket pour traitement final
• Assurer un suivi de la qualité des prestations et de la satisfaction usagers

Gestion des demandes exceptionnelles et dérogations

• Veiller à réduire le nombre des demandes exceptionnelles en anticipant les besoins
• Traiter les demandes hors-circuit (demandes de dérogation) et transmettre les dossiers vers le Pôle Mission pour validation des exceptions
• Constituer le dossier complet avec justifications adéquates

Suivi administratif et documentation

• Assurer le suivi administratif complet des demandes (de l'ordre de mission à la clôture)
• Gérer l'archivage et la traçabilité des pièces justificatives
• Assurer le reporting

Communication et coordination

• Assurer un accueil courtois et informatif des ECs
• Maintenir des échanges réguliers avec le Pôle Mission et la DSR&ED
• Communiquer par email et par téléphone avec les ECs et les prestataires externes
• Assurer le suivi de l'expérimentation avec le responsable qualité

Profil recherché

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Connaissance des procédures administratives de gestion des missions en secteur public
• Règles de transparence et de conformité en gestion publique
• Connaissance des enjeux de conformité, de traçabilité et de justification des dépenses publiques.
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel,)
• Capacité à rédiger des documents, à gérer des tableaux de suivi, et à organiser sa communication email de manière structurée.

COMPÉTENCES RELATIONNELLES

• Accueil et orientation des usagers (ECs) : Capacité à recevoir les ECs avec courtoisie, à comprendre rapidement leurs besoins et à orienter de manière claire vers les solutions appropriées
• Capacité à convaincre pour des procédures mieux comprises et mieux appliquées

Communication écrite et orale

• Maîtrise du français écrit et parlé ; capacité à rédiger des emails clairs et à communiquer efficacement par téléphone en français et en anglais.
• Anglais : niveau B2 minimum : Capacité à lire, écrire et converser en anglais par email et par téléphone avec des correspondants extérieurs (prestataires internationaux, ECs anglophones).
• Capacité d'écoute et d'empathie : Être attentif aux demandes des ECs, comprendre leurs contraintes et leurs besoins, et fournir un service centré sur l'usager.

COMPÉTENCES TRANSVERSALES

• Rigueur et attention aux détails : Capacité à vérifier la complétude des dossiers, à respecter les normes et procédures, et à minimiser les erreurs administratives.
• Organisation et gestion des priorités : Capacité à gérer un flux de 40 à 50 missions par mois, à respecter les délais et à planifier le travail de manière logique.
• Autonomie partielle avec supervision : Savoir travailler de manière autonome dans le cadre défini, tout en sachant escalader ou demander validation pour les cas particuliers.
• Adaptabilité et apprentissage : Capacité à apprendre rapidement les outils et procédures, et à s'adapter aux ajustements liés à l'expérimentation.
• Environnement universitaire et ESR : Compréhension générale du fonctionnement des universités, de la notion de mission de recherche, et des profils des enseignants-chercheurs.

Localisation

2 Rue de la Liberté 93200 Saint-Denis

Éléments de candidature

Document(s) requis : CV, lettre de motivation (obligatoire)

Qui sommes-nous ?

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques Chiffres

• 23 935 étudiants,
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, Sciences Humaines et Sociales favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un Institut d’Enseignement à Distance, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans
• 1022 personnels enseignants et 708 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

Descriptif du service

Ce poste s'inscrit dans une démarche d'expérimentation visant à fluidifier et simplifier les procédures de réservation de voyages et d'accompagnement des enseignants-chercheurs dans leurs missions de recherche et participations à colloques. Le poste est encadré par le responsable qualité et bénéficie d'une supervision étroite.

À propos de l'offre

• Vacant à partir du 01/10/2026
• Assistante / Assistant de gestion financière