Chargé(e) de gestion administrative (H/F)

Chargé(e) de gestion administrative (H/F)

Rejoignez Amaelles Vivadom : Mettez votre sens de l'accueil et votre rigueur au service d'une mission qui a du sens ! Amaelles Vivadom, union d'associations de services à la personne regroupant plus de 600 collaborateurs engagés, recrute un(e) chargé(e) de mission administrative à Nîmes (30).

Suivi administratif

• Accueil physique et téléphonique.
• Réception, traitement et diffusion du courrier et des mails.
• Rédiger, mettre en forme et transmettre courriers, documents administratifs et comptes rendus.
• Créer, mettre à jour et archiver les dossiers administratifs.
• Collecter les pièces nécessaires, vérifier leur conformité et assurer leur suivi.
• Alimenter et tenir à jour les tableaux de suivi.
• Participer à la préparation de documents réglementaires ou internes.

Gestion administrative des locations

• Rédiger, renouveler et suivre les baux ainsi que les avenants.
• Préparer l'entrée des locataires : inscription sur la boîte aux lettres, relevé des compteurs et mise en service.
• Effectuer les états des lieux d'entrée et de sortie.
• Gérer les dépôts de garantie et veiller à leur bon traitement.
• Récolter, chaque année, l'attestation d'assurance des locataires.
• Élaborer et archiver les documents administratifs liés à la gestion locative (baux, avenants, courriers administratifs, etc.).

Suivi des charges locatives

• Relever les compteurs d'eau et préparer les documents individuels pour la régularisation annuelle.
• Vérifier et comparer la consommation réelle des services (eau, chauffage, électricité, etc.) par rapport aux charges locatives provisionnées.

Relation avec les locataires

• Accueillir, informer et accompagner les locataires concernant leurs droits, devoirs et dispositifs d'aide (ALS, APL, etc.), afin de faciliter leur installation.
• Contacter le tuteur/curateur si le locataire est sous protection.
• Gérer la liste d'attente et fournir les premières informations aux candidats locataires.
• Traiter les demandes et réclamations des locataires, tout en veillant à maintenir une relation de confiance.
• Assurer un suivi rigoureux des loyers et mettre en place des actions préventives pour éviter les impayés, en collaboration avec le service financier.
• Prévenir et gérer les conflits.

Suivi financier

• Contrôler la cohérence des ajustements des provisions de charges communes proposés par la direction financière.
• Vérifier la conformité de la révision du loyer avec les indices de référence.
• Suivre les indicateurs de gestion pour garantir la qualité et la performance du service.
• Assurer un suivi rigoureux des paiements des loyers.

Gestion technique des logements

• Commander et suivre les travaux de réparation ou d'entretien.
• S'assurer du respect des normes de sécurité et d'hygiène dans les logements et parties communes.

Coordination avec les prestataires

• Faire intervenir les entreprises de maintenance ou de services pour les réparations et les travaux d'entretien.
• Suivre la qualité des prestations réalisées, notamment en ce qui concerne la maintenance et l'entretien des parties communes.

Suivi réglementaire et administratif

• Mettre à jour les dossiers et documents légaux relatifs à la gestion locative.
• Assurer une veille juridique continue afin de garantir la conformité avec la réglementation en vigueur.

Type de contrat

• CDI

Temps partiel

• 16h/semaine

Salaire

• Salaire brut annuel : 13 789,56 € sur 12 mois

Expérience

• 2 ans - indispensable

Savoir‑être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Accueil de jeunes enfants